Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração ...

Guia Interpretativo da NP EN ISO 9001:2000 na Administração Pública Local
20
de 91
4.2.2 Manual da qualidade
• Finalidade:
Assegurar que a entidade autárquica estabelece e mantém um manual da qualidade de acordo com o
disposto na norma de referência, que descreva os elementos fundamentais do SGQ e as suas interacções.
• Interpretação:
O manual da qualidade é um documento essencial do SGQ. Uma das suas funções é determinar a forma
como os requisitos definidos na NP EN ISO 9001:2000 foram interpretados e implementados em cada entidade
autárquica.
É recomendável que o conteúdo do manual da qualidade seja adequado às práticas e culturas organizacionais já
existentes.
A Norma requer que o manual da qualidade contenha a seguinte informação:
• O âmbito do SGQ, ou seja que processos, produtos/serviços, áreas ou locais estão incluídos no campo de
aplicação do sistema. Deve ser dada especial atenção à definição do âmbito, quando o mesmo não contemplar
a totalidade dos produtos/serviços, áreas ou locais de actividade da entidade autárquica.
• A identificação de eventuais exclusões consideradas pela entidade autárquica, de cláusulas ou subcláusulas
da secção 7 e que não sejam aplicáveis ao SGQ (ver 1.2) e justificação fundamentada para tal exclusão.
• Os procedimentos que a entidade autárquica decidiu documentar, ou referência aos mesmos.
• Uma descrição da interacção entre os processos (ver 4.1), que pode ser feita de forma gráfica, por exemplo.
Ressalva-se a importância de o manual da qualidade ser um documento de trabalho interno e não apenas um
documento para terceiros.
4.2.3 Controlo dos documentos
• Finalidade:
Assegurar o controlo da documentação relevante requerida pelo SGQ, interna ou externa à entidade autárquica.
Garantir que a versão actual e aprovada de todos os documentos relevantes está disponível, é compreendida e é
utilizada no local e momento em que é necessária.
• Interpretação:
A presente subcláusula é referente ao controlo que é necessário exercer sobre os documentos do SGQ, com
excepção dos registos que são tratados na subcláusula seguinte.
A NP EN ISO 9000:2005 refere que “documento” é a informação e o meio de suporte, sendo que este último pode
ser papel, magnético, electrónico ou disco óptico de computador, fotografia ou amostra de referência, ou uma
combinação destes.
O procedimento estabelecido para controlo dos documentos deve identificar as responsabilidades pela aprovação
dos documentos, seja aquando da sua elaboração, seja após revisão e actualização, para garantir que a informação
por eles veiculada é adequada.
Os documentos, externos ou internos, sujeitos a controlo devem ser objectivamente identificados.
Devem ser instituídas práticas e definidas responsabilidades para a aprovação, revisão, actualização, emissão e
distribuição dos documentos, assegurando que as versões relevantes e actuais dos documentos estão disponíveis
nos locais e para as pessoas que deles necessitam.
Quando a entidade autárquica determina a existência de um documento validado (em formato papel ou informático)
deve estar definido onde se encontra o original desse documento, a partir do qual são feitas as reproduções (físicas
e/ou electrónicas) necessárias para distribuição. Quando a entidade autárquica recorre a aplicações informáticas
para a emissão de documentos válidos deve ser prevenida a possibilidade de adulteração dos documentos por
pessoas não autorizadas.