Handlungsleitfaden für ein Betriebliches Eingliederungsmanagement
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6.5 Informationen zu Datendokumentation<br />
und Datenaufbewahrung<br />
Daten / Information<br />
Betroffene<br />
Personalabteilung<br />
(Personalakte)<br />
Personal-/<br />
Betriebsrat<br />
ggf. SBV<br />
Speichermedium<br />
BEM-Kern-<br />
Team<br />
(BEM-Akte)<br />
Statistik über AU-Daten<br />
(1 Jahr)<br />
EDV - / - Originaldaten Information ggf. Information<br />
zustimmungspflichtig<br />
Einladungsschreiben Papier Originalanschreiben<br />
Zweitschrift oder<br />
Kopie<br />
Kopie<br />
Kopie<br />
Rückantwort Papier Zweitschrift<br />
oder Kopie<br />
Originalantwort<br />
Verbleib in Personalakte,<br />
nur wenn k<strong>ein</strong>e<br />
sensiblen Daten nach<br />
§ 3 (9) BDSG enthalten<br />
sind<br />
Information<br />
Kopie<br />
Vermerk bei telefonischer<br />
Nachfassaktion<br />
ohne Antwortschreiben<br />
Einwilligung des Betroffenen<br />
zur Datenerhebung<br />
und Datenweitergabe<br />
Papier<br />
Einwilligungserklärung<br />
- / - - / - Original<br />
Verschwiegenheitserklärung<br />
der beteiligten<br />
Akteure, z.B. BEM-Team<br />
Papier<br />
Kopie auf<br />
Wunsch<br />
[Personalakte der<br />
beteiligten Akteure,<br />
z.B. BEM-Team]<br />
Verschwiegenheitserklärung<br />
Verschwiegenheitserklärung<br />
Gesprächsprotokolle und<br />
-unterlagen<br />
z.B. Schweigepflichtentbindung,<br />
Arztberichte,<br />
Kostenüber-nahmebesch<strong>ein</strong>igung<br />
Papier<br />
Kopie auf<br />
Wunsch<br />
- / - - / - Original<br />
Eingliederungs- oder<br />
Maßnahmenplan<br />
Papier Original - / - - / - Kopie<br />
Verlaufsdokumentation<br />
der Maßnahmen<br />
Papier<br />
Kopie auf<br />
Wunsch<br />
Vermerk über Maßnahmen,<br />
für die der<br />
AG verantwortlich ist<br />
- / - Original<br />
Feststellung über Beendigung<br />
des BEM<br />
Bei Einvernehmlichkeit<br />
mit Unterschriften von<br />
Betroffenem/r und AG<br />
Aufbewahrungsfrist der<br />
Akten<br />
Papier Original Vermerk über Angebot<br />
und Beendigung<br />
des BEM<br />
ggf. Hinweis auf <strong>ein</strong>seitige<br />
Beendigung<br />
i.d.R.: 10 Jahre Personalakte<br />
Original<br />
empfohlen:<br />
3 Jahre BEM-<br />
Akte<br />
74 Arbeitspapier 199 · <strong>Handlungsleitfaden</strong> für <strong>ein</strong> <strong>Betriebliches</strong> <strong>Eingliederungsmanagement</strong>
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