Waldemar Bauer, Jörn Bleck-Neuhaus, Rainer Dombois - am Institut ...

. Planeación del seminario
Para la preparación organizativa del seminario hay que contar al menos con seis meses.
Ella implica una estrecha cooperación entre el equipo alemán con la DAAD en Alemania y
sus oficinas locales o regionales.
En primer lugar hay que calcular los costos y asegurar los recursos. En Alemania se financia
la planeación, especialmente los costos del personal científico y auxiliar. En el país sede se
deben calcular los costos para hospedaje y mantenimiento de los participantes, los costos
de viaje y honorarios de los docentes y de los expertos invitados, los honorarios de los
colaboradores locales, el alquiler de los espacios y el material de consumo. Además del
DAAD deben buscarse donantes o agencias nacionales (tales como COLCIENCIAS) o también
apoyos locales (como las universidades, que ponen a disposición sus instalaciones). No
siempre es fácil la transferencia de fondos desde Alemania, por lo cual debe planearse
oportunamente.
Apoyo local: es imprescindible contar desde los estadios iniciales del trabajo con el apoyo de
una persona o equipo familiarizado con las condiciones locales, que asuma el trabajo
organizativo en el lugar. Este, de común acuerdo con la oficina local del DAAD, busca el sitio
del seminario y el hospedaje correspondiente, dentro del marco del presupuesto disponible,
mantiene la correspondencia con los eventuales participantes en torno a las inquietudes
sobre su organización, organiza el hospedaje y, eventualmente, el transporte de los
participantes, se preocupa por la dotación adecuada del sitio para las reuniones, está
disponible más adelante, durante el transcurso del seminario, para tareas adicionales y
apoya además las tareas posteriores al seminario (por ejemplo, la rendición de cuentas).
c. Información e inscripción de participantes
Aproximadamente con seis meses de anticipación al seminario debe difundirse la
información correspondiente y comenzar el proceso de inscripción de los interesados.
La convocatoria debe contener información sobre los objetivos y estructura del seminario,
sobre el tipo de participantes, sobre las condiciones de su aceptación, el lugar y fechas del
primer seminario parcial, así como del plazo para hacer llegar las solicitudes. Es de desear
que la información se distribuya ampliamente entre las universidades de la región. Es
importante para ello contar con el apoyo de las oficinas locales del DAAD. Distribuidores
útiles de la información son las organizaciones de exbecarios. Deben buscarse
adicionalmente otras vías de difusión, como pueden serlo las organizaciones nacionales de
fomento a la investigación, tales como COLCIENCIAS y PROCYT.
El procedimiento de selección se realiza en dos etapas. La convocatoria define una fecha
límite para la recepción de solicitudes, que termina unos tres meses antes del inicio
programado del seminario. Las solicitudes deben contener información relativa a los criterios
de selección, tales como el estatus de los alumnos, su nivel académico y el título
correspondiente, la actividad científica, la experiencia e intereses en la investigación. Los
docentes realizan entonces una primera selección en común acuerdo con la oficina del
DAAD. En ella se debe tener en cuenta, además, una composición equilibrada por disciplinas
y por género. En caso de que el número de personas seleccionadas esté muy por encima de
la cantidad programada de participantes, hay que prever entonces una cuota alta de
rechazos.
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