ASIAKASKANNATTAVUUDEN ANALYSOINTI ... - Aaltodoc

yhteydessä, vähentäisi se huomattavasti tilaustenkäsittelyn lisäselvittelytyötä. (Myyntikoordinaattori
B, 7.8.2008.) Tilausten tulisi ylipäätään olla selkeitä:
”Joskus tulee myynniltä suoraan tilauksia, joissa saattaa olla vain asiakkaan nimi
ja pyyntö että tälle asiakkaalle tulisi toimittaa tällaisia tuotteita ja tähän hintaan,
jolloin on unohdettu paljon tärkeitä asioita kuten toimitusehdot; esimerkiksi tieto
siitä, laskutetaanko rahtikuluja. Semmoisen selvittelyyn menee sitten jonkun
verran aikaa. Olisi hyvä, että tilaukset olisivat selkeitä jo siinä vaiheessa kun ne
tulevat tilaustenkäsittelyyn.”
(Myyntikoordinaattori B, 7.8.2008.)
Optimaalinen tilanne olisi se, että myyjä pitäisi huolta siitä, että kaikki tarvittavat tiedot saadaan
yhdellä kertaa. Muuten tietoa joudutaan kyselemään sekä asiakkaalta että tehtaalta:
”Joskus sattuu niin, että kun se tilaus on tullut, se on meillä käsittelyssä ja sitten
tulee tehtaalta tieto että tästä puuttuu nämä mitta-alueet ja sitten lähetään sitä
polkua takaisinpäin kysymään myyjältä, joka kysyy asiakkaalta, joka kertoo
myyjälle, joka kertoo sitten meille ja me kerrotaan tehtaalle”
(Myyntikoordinaattori B, 7.8.2008.)
Tilauksille ei ole olemassa standardipohjaa vaan ne tulevat usein asiakkaiden omilla
tilauslomakkeilla tai viitataan myyjän tekemään tarjoukseen. Olisi kuitenkin parempi, jos
tilaustenkäsittelyssä tiedettäisiin, pohjautuuko asiakkaalta saatu tilaus johonkin X Oy:n myynnin
tarjoukseen. Tämä vähentäisi turhaa selvittelytyötä sekä asiakkaan puolelta että
tilaustenkäsittelyssä. (Myyntikoordinaattori B, 7.8.2008.) Tällöin tilaustenkäsittelyssä sekä
myyntitilauksen käsittelyyn että ostoprosessin hallintaan liittyvät toiminnot tehostuisivat.
Yleisesti ottaen tilaustenkäsittelyn työ nopeutuisi huomattavasti jos myynti tekisi kaikki tilaukset
sille tarkoitettuun ohjelmaan aina kun se vain on mahdollista (Myyntikoordinaattori C, 19.8.2008).
Jos myyjä tekee tilauksen hyvin pitkälle valmiiksi, helpottaa se tilaustenkäsittelyn työtä ja selkeät
tiedot vähentäisivät myös työläiden hyvityslaskujen määrää (Myyntikoordinaattori A, 7.8.2008).
Koska tilausvahvistus lähetetään yleensä sähköpostitse, olisi asiakkaiden sähköposti hyvä olla
tilauksen yhteydessä, sillä sen etsiminen vie ylimääräistä aikaa tilaustenkäsittelyssä. Jos tilaus ei
63