Beste praksis prosjektledelse

Policy‐utforming ogstrategiutviklingTIDLIGFASE:Beslutningstaking ogvalg av konsept / valgav prosjektUTFØRELSE:Støtte for planleggingog gjennomføring avenkeltprosjektDRIFT:Ramme for drift ogforvaltning av eiendelerFigur 2 Eierstyringsfunksjoner – god praksisVirksomhetens styre er ansvarlig for alle sider ved driften og dermed også overordnetansvarlig for alle prosjekter. Prosjekteierstyringen ivaretas gjennom et sett roller som skaletableres i virksomheten etter gitte kriterier. Disse beskrives normalt som styringsgruppe (isituasjoner med flere eiere), prosjektstyre (for prosjekter innen egen virksomhet),referansegrupper (ved behov for tilleggskompetanse) og utpeking av prosjektansvarlige(enkeltperson med beslutningsmandat og særlig ansvar for oppfølging). Typisk innhold i disserollene er:• Myndighet til å initiere og avslutte prosjekter• Myndighet til å disponere/tildele virksomhetens ressurser til prosjekter• Ansvar for ledelsens styring og kontroll i hele prosjektets levetid• Ansvar for at grensesnitt mellom linje og prosjekt er avklart og fungerer• Ansvar for at prosjektet leverer resultat som forutsatt samt at effekten forblirlevedyktig• Ansvar for å realisere gevinstene ved å etablere og følge opp virksomhetens planer• Ansvar for at virksomheten samler og gjør seg nytte av læring fra prosjektene forkontinuerlig forbedringUten en velfungerende eierstyring kan ikke prosjektene lykkes. Typiske problemer medprosjekteierfunksjonene er mangel på kontinuitet, mangel på kompetanse, feil sammensettingav styringsgrupper og prosjektstyrer, dårlig definerte prosjekteierroller og rett og slett mangelpå tid til å utøve rollen som prosjekteier. Ved å benytte hensiktsmessige mengder avvirkemidler som representerer kommando og kontroll og andre virkemidler som representererstøtte og handlingsrom for prosjektet avgjør eierstyringen prosjektets skjebne.Noen organisasjoner velger å frigjøre prosjektene maksimalt fra den ordinære driften (linja)og gjøre dem mest mulig autonome. Dette reduserer belastningen på den gruppen ellerpersonene som ivaretar prosjekteierrollen. Samtidig betyr det at de aksepterer å ikke hastyring og kontroll. Med et vel forberedt prosjektmandat og en dyktig prosjektorganisasjonkan dette gi vellykkede prosjekter. En annen ytterlighet er å integrere prosjektet mest mulig ilinja for å ivareta en best mulig direkte styring og kontroll. Dette kan være riktig av hensyn tilden ordinære driften når løsningen må utvikles og implementeres tett med eksisterendesystemer. I de aller fleste tilfeller legges eierstyringen et sted mellom disse to ytterpunktene,gjerne i en eller annen form for matrise. Her er det mange måter å trå feil på og de flestemislykkede prosjekter ligger i denne gruppen.76