Europa for alle - AESAEC

Modul 6 – Kunsten at skrive et vellykket projektforslag I: Teknisk del
koordinationsfasen: kontrol, udbredelse, evaluering, økonomisk administration og
rapportering
afslutningsfasen: partnerne overvejer deres næste skridt eller strategi for
udtræden af projektet.
Angiv, hvilke partnere der vil blive involveret, og hvem der har ansvar for aflevering.
Forbind arbejdsplanen og dens opgaver med en tidsplan
Vurder hvor megen tid, der skal bruges, og sæt en deadline for færdiggørelse
Planlæg for hele projektforløbet
Vær sikker på, at tidsrammerne er realistiske.
Udtænk en sammenhængende plan: I en veldefineret arbejdsplan må alle aktiviteter,
resultater og deadlines være klart beskrevet og planlagt.
Trin 3: Økonomisk og administrativ planlægning
Og endelig skal udgifter for hver planlagt opgave medtages: dvs. planlæg udgifter og
ressourcer, udform kontraktlige arrangementer, udtænk rapporteringssystemer og –procedurer
(se afsnit 5).
Lyt/Læs/Øvelse
En af de største udfordringer i forbindelse med udformning af en projektplan er nødvendigheden af
at definere et problem, en ønskelig løsning og en løsningsproces. Metoden nedenfor, der er
bearbejdet fra en virksomhedsmæssig udviklingstilgang, kan måske være jer til hjælp.
Problem- og målvurdering
Med denne metode bliver problemløsning lettere, fordi man omformulerer problemerne til mål. Problemvurderingen
identificerer og organiserer således problemerne, så du kan arbejde med dem. Målvurderingen identificerer og organiserer
målene i direkte relation til problemerne. I denne opfattelse er mål ønskværdige fremtidige situationer, ikke aktiviteter. En
aktivitet vil bruge verber som at forbedre, reducere, konstruere og så videre. Et mål er en beskrivelse af, hvordan noget vil
blive, så snart det er blevet forbedret, reduceret, konstrueret etc. Når man formulerer et mål, skal man ganske enkelt
dreje det fremsatte problem eller forestille sig en fuldstændig ny situation som eksemplet nedenfor illustrerer.
Forberedelse og implementering:
1. Hver deltager får 2 sæt farvet kort: gule kort, hvor problemerne skal ridses op, og grønne kort til formulering af
målene (Vigtigt: Skriv ikke aktiviteter, men beskriv situationer!).
2. Opstil en passende tidsramme for formulering af problemer og mål.
3. Efter dette arbejde er færdigt, skal alle gule og grønne kort være sat op på en poster eller opslagstavle i 2
kolonner med plads til en kolonne i midten (Se forneden Trin 1; Vigtigt: Gule ”problemkort” og grønne ”målkort”,
der omhandler det samme spørgsmål, skal altid placeres ved siden af hinanden).
4. Når alle problemkort er dækket af mindst et målkort, så forsøg at vurdere problemernes hierarki (hvilket problem
er det største?) så vel som målenes hierarki (hvilket mål er det mest ønskværdige/vigtigste, der skal nås?) ved at
se på hvert enkelt problem.
5. Nu skal I have en række til venstre, der begynder med det største problem, og en til højre, der begynder med det
mest ønskværdige mål til at erstatte et problem. Måske er der huller i hierarkiet af problemer såvel som
hierarkiet af mål. I så fald kan I være nødt til at omdanne jeres hierarkier eller endda definere problemer så vel
som mål mere detaljeret (Det er imidlertid vigtigt, at I ikke taber det oprindelige problem af syne).
6. Efter at I er blevet enige om et sæt behørigt arrangeret problemer og mål, så prøv at udfylde midterkolonnen
med handlinger, der kan overkomme problemerne og nå målene. De aktiviteter der bedst kan ændre det største
problem til det bedste mål kan være basis for jeres projektplan! (Se forneden Trin 2).
NOTE: Det er en ubunden øvelse, der kan blive genstartet på hvilket som helst trin i processen. Hver person, der er
involveret i processen, kan skrive et hvilket som helst mål for et hvilket som helst problem. Der er ingen
begrænsning i antallet af kort, der kan skrives.
105