Europa for alle - AESAEC

Modul 7 – Hvordan man gennemfører et projekt succesfuldt
Udformning og udsendelse af dagsordenen
Det siger sig selv, at dagsordenen er det centrale element for hvert møde. Deltagerne vil planlægge
rejsen og forberede sig i henhold til dens indhold, og den sætter tidsrammen for alle aktiviteter. Da
dagsordenen er så vigtig, behandles dette emne i et særkapitel længere fremme i bogen.
Distribution og opsamling af anden relevant information og dokumenter
Glem ikke at udsende alle dokumenter, informationer og data til mødeforberedelsen i god tid. Lige
så vigtig er opsamling og analyse af alle partnerdata og kommunikation i forbindelse med mødet
(antal og navne på deltagerne, deres specielle ønsker etc.). Det anbefales at bruge et
standardiseret skema til registreringen af mødedeltagerne (se nedenfor).
Ordstyrer ved møder
Normalt leder en eller højst to personer mødet. Han/hun skal have passende færdigheder i
fremmedsprog og besidde en ordstyrers grundlægende kompetencer (= hvorledes man fremlægger,
samler op, strukturerer og evaluerer information/data, hvorledes man får en gruppe til at
samarbejde i en afslappet atmosfære etc.).
Kulturel mangfoldighed, dress code og formelle omgangsformer
Kulturel mangfoldighed er altid et stort emne i projektledelse, også når man planlægger et møde.
Skønt stereotyper om lande og kulturer bliver bekræftet fra tid til anden af en eller anden
repræsentant, vil man blive overrasket over, hvor få konflikter i EU-projektledelse der er kulturelt
bestemt (de, der er, synes snarere at stamme fra personens natur, end det land personen kommer
fra).
Ikke desto mindre skal man overveje nøje, hvorvidt eller ej kulturel mangfoldighed kan forstyrre
projektmødets arrangementer, så du kan forberede dig ordentligt (fx når der skal være „enighed om
tidspunkt for spisning“, kan du modtage en tidsramme, der går fra kl. 18.00-22.00, afhængig af om
du spørger en skandinav eller spanier – i øvrigt er kl. 19.30-20.30 et meget almindeligt tidsrum for
den type middage!).
Passende påklædning er også altid et interessant spørgsmål, når man deltager i projektmøder.
Faktisk er der ingen formelle regler. Enhver kan møde frem, som han/hun har lyst til, og det er
derfor vanskeligt at komme med nogle råd. Normalt er møder i Nordeuropa lidt mindre formelle end
i Sydeuropa, men du kan ikke være sikker på, at det er sådan. En bedre indikator er grunden til
mødet – en offentlig konference kan fx kræve andet tøj end en sightseeing.
Et andet område, hvor man kan komme på glatis i europæiske konversationsregler, er, hvornår og
hvordan man adresserer folk høfligt. Som følge af den stærke position, som engelsk har i EUprojektledelse,
vil projektgruppens medlemmer normalt kalde hinanden ved fornavne og ikke bruge
titler eller efternavne, hvilket giver en jævnbyrdig kommunikation i gruppen. Men tag ikke dette for
givet og bliv enig om sådan en uformel opførsel som projektgruppe.
Fremmødeliste
For at kunne dokumentere hvem der var til stede ved mødet, hvem der var undskyldt, og hvem der
var fraværende uden grund, skal der laves en fremmødeliste, som underskrives af alle deltagerne
hver arbejdsdag (se nedenfor).
Referat
Medens dagsordenen åbner et møde, lukker referatet det ved at opfylde 2 krav:
Frigør projektdeltagerne for selv at skulle tage noter, og garanterer, at alle partnere har de samme
resultater og konklusioner på skrift som udgangspunkt for yderligere aktiviteter. Referatet skal være
127