Europa for alle - AESAEC

126
man skal mødes og hvor ikke. Uanset hvad du beslutter, så sørg for, at mødestederne er logiske i
forhold til projektets emne, at de reflekterer Europas kulturelle mangfoldighed og geografisk
dimension, og de ikke overbebyrder værtsorganisationen med arbejde. Da dette spørgsmål allerede
skal afklares, når du skriver ansøgningen, så drøft det åbent med dine partnere.
Sæt klare mål for mødet
Du skal vide, hvorfor der er behov for dette møde (ud over „det siger projektplanen, at vi skal“), og
hvad dets formål og tilsigtet mål er. Du skal have et klart billede af, hvad der skal være anderledes
efter mødet i forhold til før – socialt, økonomisk, med hensyn til indhold og udvikling etc.
Deltagere og andre personer involveret
Projektpartnerne er selvfølgelig de vigtigste deltagere i projektmødet. For at gøre et møde til et
succesfuldt møde er det imidlertid nyttigt eller endda nødvendigt også at involvere andre eksperter,
interessenter, medierne etc.
Mødets varighed
Hemmeligheden er at bestemme de relevante faktorer som arbejdstid, tid for afslapning og sociale
aktiviteter, rejsetid, disponible ressourcer (penge, hotelværelser, mødested etc.) og sætte dem
ind i en passende tidsramme. Nu om stunder varer almindelige transnationale projektmøder
omkring 1½ til 2 hele arbejdsdage (eksklusiv rejsetid).
Sociale aktiviteter
Undervurder på ingen måde de sociale aktiviteters magt (fælles måltider, besøg til kulturelle eller
sociale arrangementer, byture etc.), afsæt derfor tid nok til dem. Disse aktiviteter er perfekte til at
fremme teambuilding, de tillader deltagerne at slappe af, og sidst men ikke mindst er de gode
muligheder for at lære mere om Europas lande, kulturer og dets borgere.
Mødested
At skaffe velegnede lokaliteter og mødesteder (hoteller, grupperum, restauranter etc.) til møderne
er vigtigt for en behagelig og kreativ arbejdsatmosfære og problemfri gennemførelse af
aktiviteterne. Udfordringen er at gøre partnerne glade uden at overskride mødebudgettet. Overvej i
alt fald behovet for teknik og andet udstyr (pc’er, internet adgang, kopimaskine, projektor, flipover
etc.).
Kommunikationssprog
Såfremt ikke alle deltagere er dygtige til mødesproget, har du brug for en, der kan overvinde denne
hindring. Fx kan du selv klare tolkningen, hvilket er billigt og let at organisere, men altså trættende
og kan tage ressourcer, der er behov for til andre opgaver. Det er mere praktisk at ansætte
professionelle tolke – forudsat at de høje omkostninger hertil kan blive dækket på en eller anden
måde.
Specielle forberedelser eller behov
Nogle af dine gæster har måske specielle ønsker eller efterspørger yderligere forberedelser for at
føle sig tilpas ved mødet. Det kan være hvad som helst (som fx transferservice fra/til lufthavnen
eller banegården, ønske om kost til vegetar/veganer, specielle ønsker om at besøge lokale
arrangementer, organisering af babysitter etc.). For at undgå overraskelser og skuffelser skal du i
god tid spørge dine partnere, hvorvidt der skal tages specielle hensyn. (Se skemaet nedenfor).
Fastsættelse af ansvar og kommunikationsflowet
Du ved allerede nu, at det betyder meget arbejde at organisere et transnationalt projektmøde, selv
inden gæsterne er ankommet. Du skal derfor sikre dig, at opgaver og ansvar er klart fordelt inden
for projektgruppen, og kommunikationen fungerer godt mellem alle parter involveret – især mellem
koordinatoren og værtspartneren.