Europa for alle - AESAEC

6.2.2. Hvordan man definerer overvågningsstrategier
Modul 6 – Kunsten at skrive et vellykket projektforslag I: Teknisk del
Lyt/Læs/Øvelse
Projektledelse skal holde styr på, hvorledes projektet udvikler sig i forhold til udgifter,
ressourceforbrug, gennemførelse af aktiviteterne, levering af resultater, risikostyring etc. Dette
opnås via overvågning, som er en systematisk og sammenhængende indsamling, analyse og brug af
ledelsesinformationer til støtte for effektiv beslutningstagning.
At overvåge projektaktiviteter så vel som de administrative og finansielle områder er vigtig af
hensyn til at kunne påvise, at jeres projekt har nået de delmål og mål, som I har opgivet i
ansøgningen.
Overvågning er et internt ledelsesansvar, skønt det ofte bliver suppleret med eksterne
overvågningsinput. Disse eksterne overvågningsinput kan være brugbare i ledelsen ved at bidrage
med en objektiv kontrol af resultaterne, ekstra tekniske råd og et overordnet billede.
Det er derfor afgørende for en succesfuld projektgennemførelse at
Vælge et passende niveau for overvågning i henhold til projekttype
Finde ud af, hvilke informationer du har behov for at samle i løbet af projektet
Dele relevante regler med alle partnere, så alle har den rette information.
Logical Framework
Når man laver en projektplan, kan Logical Framework være et brugbart redskab. Det er opbygget således:
overordnet
resultat
partnernes
formål
resultater
aktiviteter
mål indikatorer bevis antagelser
1
13
7
2 9
14
betingelser
10 6
3 11 12 5
Man skal respektere følgende rækkefølge for at bruge logical framework tilstrækkeligt effektivt:
1. Målkolonnen udfyldes ved at arbejde fra oven og ned i blå bokse 1-3
2. Herefter udfyldes antagelseskolonnen ved at arbejde fra bunden (!) til toppen i de grønne bokse 4 (betingelser), 5
og 6. Forholdet mellem målene og antagelserne anslår graden af risiko. Antagelseskolonnen inkluderer interne og
eksterne faktorer (hovedsageligt uden for jeres kontrol), der påvirker jeres succes og tester dem i forhold til
målenes logik.
3. Derefter følger kolonnerne for indikatorer og beviser for at danne basis for måling af målenes effektivitet og
klarhed. Udfyld parvis rød boks 7 og gul boks 8, nr. 9 og nr. 10 og nr. 11 og nr. 12 – husk at følge den rækkefølge.
4. Endelig skal aktivitetsrækken (de lyserøde bokse 13-16) udfyldes. Husk på, at målene skal styre projektet, ikke
aktiviteterne. Aktiviteterne må ikke opfattes som et resultat af et projekt, men som en måde til at opnå
resultaterne, der er målene.
Brug dette redskab, når I laver projektplan, og drøft i gruppen de stærke og svage sider ved denne
metode. Har I nogen forslag til forbedringer?
8
15
16
4
107