Europa for alle - AESAEC

122
Etabler en effektiv og pålidelig teknisk kommunikationsstruktur inden for jeres partnerskab
(vhj. af e-mail, telefon, Skype, projektgruppemøder etc.). Alle partnere bør have adgang til disse
redskaber og skal være i stand til at bruge dem! Overvej hver enkelt metodes styrker og svagheder –
og forsøg at kontrollere dem proaktivt (fx er e-mail fantastisk til at udbrede informationer hurtigt
til mange mennesker på samme tid, men til at løse problemer eller misforståelser kan et personligt
telefonopkald være et bedre valg).
Den sociale side af jeres kommunikationssystem er selvfølgelig også af stor betydning. Det
skal vise, at partnerne behandler hinanden med respekt og tillid – dette er først og fremmest
koordinatorens ansvar! Skønt det hverken er muligt eller fornuftigt at basere alle aktiviteter i
projektet på demokratiske beslutningsprocesser, er et ekstensivt samarbejde og enighed inden for
et partnerskab en absolut nødvendighed. I tilfælde af at man foretrækker nedladende opførsel,
kommanderende tone og lille interesse for teamwork, er det bedre slet ikke at påbegynde et EUprojekt!
Respekter kulturelle, nationale, sociale, etniske, religiøse, historiske og individuelle behov
og forskellighed. Vær opmærksom på „ømtålelige emner“ i denne sammenhæng. Nu om stunder
synes disse ledelsesfælder at blive færre på grund af et generelt mere åbent og interkulturelt
kompetent europæisk samfund. Ikke desto mindre, så tænk dig om, inden du serverer kødretter for
veganere, inden du forklarer gæster fra Bilbao eller Belfast, hvordan man bedst klarer
separatistbevægelser, og inden du spørger skandinavere, om det virkelig er formålstjenligt at vælge
så mange kvinder til parlamentet.
Sikr jer, at alle partnere – i det mindste hovedkontaktpersonerne – taler det aftalte
projektsprog (ofte engelsk, men det kan være et hvilket som helst sprog, som I vælger) på et
passende niveau! Vær opmærksom på, at det er ekstremt vanskeligt at lede et projekt, hvis denne
forudsætning ikke er opfyldt (og det kan også bliver meget dyrt!)!
Vær opmærksom på, at indholdsdelen af jeres projekt (produktudvikling, organisering af
mobilitetsaktiviteter etc.) kun er en side af jeres projekt, udbredelses- og evalueringsaktiviteter
skal også overvejes. Der er ingen vej uden om at behandle dem samtidig – vær forberedt på det!
Projektlederen er uden tvivl en af nøglespillerne inden for projektgruppen. Derfor skal den
stilling besættes med en omhyggeligt udvalgt person, af hvem der kræves behørige
projektledelsesfærdigheder, interkulturel og social intelligens, metodisk viden. Samt itkompetencer,
fleksibilitet og mobilitet, grundlæggende forståelse af budgettering og
administration, en almen fornemmelse af projektets indhold, passende færdigheder i (fremmed)
sprog, evne til at skrive rapporter vellykket etc. Hvis det ikke er muligt at finde en enkelt person
med denne profil, kan ansvar og opgaver også fordeles mellem 2 eller flere personer.
Under projektforløbet kan hundreder, hvis ikke tusinder af sider, dokumenter, information,
fakturaer, billeder etc. hobe sig op på dit skrivebord. Det er af afgørende betydning at holde et
struktureret overblik over alt dette materiale, fordi det holder projektet kørende og er basis for
alle rapporter til Europa-Kommissionen. Brug derfor fra begyndelsen et effektivt og let anvendeligt
dokumentations- og arkiveringssystem, der dækker elektroniske dokumenter og papirdokumenter.
Åbn fra begyndelsen jeres projekt for andre! Forsøg at arrangere et netværk af nationale
og/eller transnationale eksperter og interessenter, som er interesseret i jeres projekt og måske er