Europa for alle - AESAEC

Indhold 7.2. Projektmøder og internationale besøg
Temaer
Mål
Opvarmning:
Modul 7 – Hvordan man gennemfører et projekt succesfuldt
Forståelse for ånden og hovedformålene med transnationale projektmøder
Overvejelser over nøgleelementer og arbejdsflow ved forberedelse og
gennemførelse af et møde
Midler og redskaber til forberedelse og gennemførelse af møde.
Efter dette afsnit vil man være i stand til at
forberede, planlægge og gennemføre et transnationalt projektmøde eller
længerevarende transnationale besøg succesfuldt
afgøre hvilke midler og redskaber, der er brug for til hvilke formål
bruge transnationale projektmøder som et kraftfuldt strategisk middel i
moderne EU-projektledelse.
At komme sammen er begyndelse – at holde sammen er fremskridt – at arbejde sammen er
succes (Henry Ford)
Besøg www.bpb.de/fsd/europapuzzle/puzzle_flash1.html, hvor I kan samle EU
land for land. Hvis I har lyst, kan I lave en konkurrence i mindre grupper om, hvem
der er kvikkest og behøver færrest forsøg til at samle puslespillet. Drøft også,
hvilket land I gerne vil lave et projekt sammen med og hvorfor.
7.2.1. Projektmøder – råd og praktiske forberedelser
Lyt/Læs/Diskuter
En af de største udfordringer i EU-projektledelse er byrden af et langdistance forhold mellem
partnerne. Velvidende, hvor svært det somme tider kan være at samarbejde med personen lige ved
siden af i din organisation, kan du sikkert let forestille dig, hvad der kan ske, hvis alle dine partnere
er flere hundrede kilometer væk fra dig. Der er selvfølgelig tidspunkter, hvor du ser dine partnere
(hovedsageligt ved projektmøder, bilaterale besøg), og det er ekstremt vigtigt at bruge disse
milepæle så godt som muligt i ledelsesøjemed – de skal derfor behandles, forberedes og
gennemføres med stor akkuratesse og omhu!
Planlægning og gennemførelse af et projektmøde eller et bilateralt besøg er som et projekt i
projektet. Det følger de samme regler og arbejdsflow. Man kan, filosofisk set, sige, at
projektledelse er meget lig at samle et puslespil: Der er et antal enkeltbrikker, der i begyndelsen
ikke giver megen mening, men til sidst – samlet korrekt – har man et komplet billede. I vores
tilfælde er billedet projektmødet, og brikkerne er følgende nøgleelementer:
Fastsættelse af mødedato
Møder og besøg skal fastsættes så tidligt som muligt (et halvt år i forvejen er helt normalt) og aldrig
ændres igen, når de er fastsat! Note: At finde en passende dato kan være vanskeligere, end det ser
ud til, når man skal respektere hver partners tidsplan, nationale ferier og helligedage i de
involverede lande, tidsplanen for projektet etc.
Valg af land/værtsorganisation
Normalt finder det første møde sted i koordinatorens land, og partnerne vil så efter tur organisere
de følgende møder. Hvis der er flere lande end møder, kan det være et ømtåleligt spørgsmål, hvor
125