Leitfaden

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5. Projektdurchführung
5.3 Die Projektstruktur
5.3
Die Projektstruktur
Unter Projektstruktur ist die formale Organisation zu verstehen, die die Grundlage für
die Entwicklung und Umsetzung eines IPP-Marketingkonzeptes in Unternehmen bildet.
Die folgenden fünf Elemente sollten in der Projektorganisation verankert werden:
1 Projektauftraggeber
2 Projektleiter
3 Projektkoordinator / Moderator
4 IPP-Arbeitsgruppe / IPP-Team
5 Externe Partner
Vorab ist zu diesen Elementen zu sagen,
dass sie in ihrer grundlegenden Ausprägung
natürlich von der Unternehmensgröße
und Unternehmensstruktur abhängig sind.
So können in kleineren Unternehmen die
Funktionen 1 – 3 durchaus von einer Person
wahrgenommen werden, die dann auch
noch Mitglied der Arbeitsgruppe ist. Dies ist
im Einzelfall abzuwägen und unternehmensspezifisch
zu regeln.
Der Projektauftraggeber sollte ein Mitglied
der Geschäftsleitung sein. D.h. die Geschäftsleitung
sollte damit offiziell ein Signal
setzen, dass das Projekt entsprechend
durch die Leitung mitgetragen wird. Dies
muss nicht von der ersten Stunde der Beschäftigung
mit IPP im Unternehmen an
erfolgen. Engagierte Einzelpersonen bzw.
Gruppen können sich durchaus im Rahmen
ihrer Kompetenzen mit dem Thema auseinandersetzen
und in entsprechendem Rahmen
in ihre Aktivitäten einbauen (z.B. einzelne
Maßnahmen des Baukastens im Marketing).
Sobald diese Aktivitäten jedoch das
Unternehmen grundsätzlich beeinflussen
bzw. wenn eine gezielte „IPP-Kampagne“
gestartet wird, muss die Geschäftsleitung
beteiligt werden.
Die Funktion des Projektauftraggebers kann
sich dann auf die offizielle Benennung der
Projektbeteiligung und die Bereitstellung
der erforderlichen Ressourcen beschränken.
Neben der Beauftragung kann sich die Geschäftsleitung
natürlich in weiteren Funktionen
im Projekt beteiligen.
Der Projektleiter trägt die Verantwortung
für die Durchführung und Zielerreichung
des Projektes. Er kann sowohl ein Mitglied
der Geschäftsleitung sein als auch aus anderen
Unternehmensfunktionen beauftragt
werden, idealerweise aus dem Marketing.
Insbesondere sollte es sich dabei nicht um
eine Person handeln, die gleichzeitig als
Umweltkoordinator oder in ähnlicher Funktion
im Unternehmen tätig ist. Dadurch
wird vermieden, den IPP Aktivitäten von
vorneherein einen „zu grünen Touch“ zu
geben und somit kann die Akzeptanz unternehmensweit
möglicherweise gesteigert
werden.
Der Projektkoordinator (der mit dem Projektleiter
identisch sein kann) ist für die
operative Abwicklung zuständig (z.B. Terminvereinbarung,
Sitzungszimmer reservieren,
etc.). Er kann bei den Treffen der
Arbeitsgruppen bzw. der Teams auch die
Moderatorenrolle übernehmen.
Die eigentliche Entwicklungs- und Umsetzungsarbeit
findet idealerweise in IPP-
Arbeitsgruppen bzw. IPP-Teams statt, in
denen die weiteren genannten Beteiligten
vertreten sind.
In diese können bei Bedarf externe Partner
(z.B. Lieferanten, Kunden) einbezogen werden.
Wichtig ist hier der Zeitpunkt der Einbeziehung.
So sollten zunächst die unternehmensinternen
Beteiligten eine gemeinsame
Sichtweise und Sprache entwickeln,
ehe Externe mit in die Themenstellung einbezogen
werden.