ZAP-2019-21

Fach 19, Seite 950
Datenschutz: Kommunalebene
Verfassungsrecht/Verwaltungsrecht
VI. Beschäftigtendatenschutz
Soweit in Deutschland ein „Gesetz zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes“ nicht erlassen wurde,
so sind mit der DSGVO aber doch einige spezifische Regelungen hinsichtlich der Besonderheiten des
Arbeitsverhältnisses als Nähe- und Abhängigkeitsverhältnis geschaffen worden.
So sieht beispielsweise § 26 Abs. 8 BDSG eine Erweiterung des Anwendungsbereichs für Beschäftigte
vor. Er nimmt Bezug auf sämtliche Arbeitsverhältnisse, also auch auf solche von Bewerbern, Auszubildenden
oder Zivildienstleistenden. Der Anwendungsbereich auf die Beschäftigten wird deshalb über
sozialversicherungsrechtliche Verhältnisse erweitert.
Neu ist insoweit, dass entgegen den sonstigen Regelungen die Einwilligung im Arbeitsverhältnis
aufgrund der Drucksituation schriftlich erteilt werden muss. Dies gilt jedenfalls nach bisher geltender
Rechtslage.
Mit dem 2. DS-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz (2. DSAnpUG) soll es künftig auch möglich sein die
Einwilligung auch elektronisch zu erteilen.
1. Wenn der Mandant sich bei der Behörde erfolglos beworben hat
Auch die Daten eines Bewerbers müssen sicher aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob sie als Print
oder online eingehen.
Für die Dauer der Bewerbungsphase können die Daten verarbeitet und genutzt werden. Die Phase ist
dann beendet, wenn sich das Unternehmen gegen den Bewerber entschieden hat. In diesem Moment
müssen die Bewerbungsunterlagen unwiederbringlich gelöscht bzw. vernichtet werden. Denn mit der
Beendigung des Auswahlverfahrens ist der Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener
Daten weggefallen.
Praxistipp:
Da nicht ausgeschlossen werden kann, dass im Nachgang Ansprüche nach AGG geltend gemacht werden,
benötigt der Arbeitgeber doch noch die Bewerbungsunterlagen. Denn ohne wird nur schwer der Beweis
gelingen, dass ein Bewerber nicht aus Gründen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der
Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt worden ist.
Soll auch nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens die Bewerbung noch gespeichert werden, so
muss der Bewerber dem ausdrücklich zustimmen.
Praxistipp:
Die sicherste Variante ist die Unterlagen zurückzusenden und darauf hinzuweisen, dass bei einer erneuten
Bewerbung diese komplett neu eingereicht werden müssen.
2. Wenn der Mandant Mitarbeiter der Behörde ist
Der Mitarbeiter hat Anspruch darauf, dass während seines Dienstverhältnisses die datenschutzrechtlichen
Verpflichtungen ihm gegenüber eingehalten werden.
Scheidet der Mitarbeiter aus, so kann es Streit darüber geben, ob der personalisierte E-Mail-Account
nach dem Ausscheiden sofort gelöscht werden muss. Die Beantwortung dieser Frage hängt auch davon
ab, inwieweit die Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts zu privaten Zwecken erlaubt gewesen ist.
Auch hier ist es regelmäßig anzuraten, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener
Daten im Rahmen des E-Mail-Accounts von der Einwilligung des Mitarbeiters legitimiert wird
(vgl. u.a. Handlungsempfehlungen https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/
2016/02/OH_E-Mail_Internet_Arbeitsplatz.pdf).
1152 ZAP Nr. 21 7.11.2019