Informationsanalyse in Theorie und Praxis am Beispiel eines ... - E-LIS

Ch. Scharaditsch FHS Informationsberufe 2008
Bei der ersten Gruppe findet jeder Benutzer eine eigene Arbeitsweise, die ihm
praktikabel erscheint, und besucht routinemäßig nur bestimmte Seiten. Neue Informationen
sind am wichtigsten und die Mitarbeiter machen sich auch gegenseitig
auf Neuigkeiten aufmerksam oder versenden diese via E-Mail. Bei der zweiten
Gruppe gibt es Verantwortliche, die Beiträge aus dem Intranet zusammenfassen und
an zuständige Mitarbeiter versenden (bzw. zumindest einen Link zu dem entsprechenden
Beitrag). Besonders sorgfältig werden Informationen aufbereitet, die
längere Zeit gültig sind, wie beispielsweise Produktinformation, und des Öfteren
werden aktuelle Beiträge auch ausgedruckt, um sie später oder sogar zuhause zu lesen
(zumeist aus Zeitmangel).
In Bezug auf die Nutzung von Laufwerken und Datenbanken gibt es erhebliche
Unterschiede. Manche Banken haben sich eigene Datenbanken aufgebaut, andere
achten auf übersichtliche Laufwerke. Tendenziell verwenden kleinere Banken mehr
die Laufwerke, der Großteil der Informationsweitergabe findet bei ihnen aber hauptsächlich
über E-Mail statt. Laufwerke werden zumeist genutzt, wenn es sich um die
Verteilung großer Datenmengen handelt.
Bankintern verwendet werden zwei Laufwerke (Y und Z). Der Großteil verwendet
eines der beiden bevorzugt für längerfristig zur Verfügung stehende Informationen.
Auf einem Laufwerk befinden sich hauptsächlich allgemeine Dokumente, die sich
jeder ansehen kann und soll, auf dem zweiten eher speziellere Daten, die weniger für
alle Mitarbeiter relevant sind (z.B. Bilanzen). Bei manchen decken sich die Inhalte der
beiden Laufwerke, auf der Suche nach einem Dokument muss deshalb in beiden
nachgesehen werden. Banken, die favorisiert Datenbanken verwenden, nutzen die
Laufwerke hauptsächlich für tägliche Arbeiten (da sich Datenbanken dafür nicht
immer eignen). Hierbei ist eine Diskrepanz zwischen Banken, die regelbezogen
handeln und Banken, die ihre Mitarbeiter diesbezüglich autonom handeln lassen,
festzustellen. Bei denjenigen, die bis jetzt noch keine Regelung bzw. einheitliche
Struktur geschaffen haben, stehen die Themen bessere Organisation durch
Abteilungsleiter bzw. Produktverantwortliche, hausinterne Überarbeitung und Ordnung
und Struktur ganz oben auf der To-Do-Liste.
Zusätzlich werden ein Laufwerk, auf dem landesweite Informationen zu finden sind
und die eigenen Dateien verwendet. Abteilungs- oder Filiallaufwerke sind nicht üb-
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