Manual del animador - Plan Nacional sobre drogas

189Manual del animador- Lugar de la reunión.- Hora de inicio.- Hora de finalización.- Asistentes.- Medio de confirmación de la asistencia.- Objetivo de la reunión.- Orden del día.Hay que comprobar que todas las personas a las que se ha invitado a la reuniónhan recibido la convocatoria y confirmar si van a acudir.Si en la reunión hay que trabajar sobre algún tipo de documento o material, losasistentes deberían disponer de ese material también con antelación. Se puedeaprovechar y enviárselo junto con la convocatoria; no olvides que esa documentaciónse puede enviar impresa o en formato electrónico, con lo que supone de ahorro enpapel…Se debe cumplir tanto el horario de inicio como el de término de la reunión. Sinos acostumbramos a ser rigurosos en este aspecto es probable que nuestras reunionessean mucho más eficaces y los participantes se sientan más satisfechos con el desarrollode las mismas. La cuestión de la hora de finalización es muy importante y es algo quesolemos descuidar: así, los asistentes sabrán cuánto tiempo de su jornada tendránque dedicar a la misma y podrán organizarse para la realización de otras actividades(las personas tienen vida más allá de las reuniones y les gusta hacer otras cosas).El orden del día no deberá ser una mera acumulación de temas. La persona quelo prepare debe tener en cuenta la importancia de cada tema y el tiempo que se lepuede dedicar al mismo dentro de la reunión. Para establecer una intensidad progresivaen la reunión se puede empezar con algún tema de importancia menor (aparte dela lectura del acta de la anterior reunión), que vaya situando a los asistentes en lareunión. A continuación, se puede pasar a temas más importantes, que serán los querequieran más tiempo y atención, para terminar con algún otro tema menos importantey un recordatorio de los compromisos adquiridos por cada uno.El espacioSe debe cuidar lo más posible el espacio físico donde se va a desarrollar la reunión.Procurar que sea un espacio bien iluminado, a ser posible con luz natural y que sepueda oscurecer si es preciso para proyecciones. Ha de tener suficiente ventilación,de modo que se pueda mantener el aire limpio y una temperatura agradable. Debetener tamaño suficiente para todos los asistentes (ni demasiado pequeña, de modoque se esté muy apretado, ni tan grande que nos encontremos perdidos en la sala)