Manual del animador - Plan Nacional sobre drogas

Anexo III: Reuniones 192El coordinador se encarga de convocar la reunión, preparar la documentaciónnecesaria, ocuparse de que todo esté dispuesto en la sala…El secretario será la memoria viva del grupo levantando acta de todas lasreuniones, facilitando síntesis de temas ya tratados en la propia reunión... Su papelserá muy importante, a pesar de que normalmente se le relega al olvido y a una tareamecánica que en ocasiones termina abandonándose. Un buen secretario se encargade que el grupo no viva de sus recuerdos, que suelen ser limitados y defectuosos,sino del registro sistemático de su historia.El moderador (que puede ser a la vez coordinador) tendrá también un papelfundamental. Más allá de facilitar y regular la participación, será también el responsablede que el grupo trabaje productivamente a la vez que conserva su cohesión interna.Es decir, que será quien tenga que trabajar para que se mantenga el equilibro entrelo efectivo y lo afectivo en el grupo. Su tarea será especialmente difícil por no poderimplicarse en las discusiones y mantenerse siempre al margen sin tomar partido dejandoa un lado sus emociones procurando que no se deterioren las relaciones entre loscompañeros en esos procesos de decisión y ayudando al grupo a pensar y tomar decisiones.Se puede dar una serie de notas para orientar la tarea del moderador:- No intentar manipular al grupo a fin de que apoyen su opinión, mantener laneutralidad en todo momento.- Escucha activa de todo lo que dicen los demás.- Evitar que nadie se ponga a la defensiva, escuchando sus puntos de vista einvitándole a que desarrolle sus argumentos. Evitar que los participantes se fijenen lo negativo: siempre que se haga una crítica, sugerir que se señalen tambiénlos aspectos positivos de aquello que se va a criticar…- Impedir que se produzcan enfrentamientos personales entre los asistentes,desviar la atención, cortar las discusiones que se vayan más allá del tema; porsupuesto, no dejar nunca que se entre en el terreno de lo personal.- Cuidar que todos participen evitando que haya personas que no hablen en todala reunión y otras que monopolicen todas las reuniones; esto, evidentemente,ha de hacerse con mucho tacto, tanto para no avergonzar a la persona queparticipa poco como para no violentar a quien desea hablar.- Procurar que todos los asistentes trabajen en la misma dirección evitando quemientras unos aportan información otros se dediquen a elaborar soluciones,sino que todos vayan a la vez siguiendo los mismos pasos.- Hacer resúmenes continuos de lo que se ha discutido ya, dejar bien claros losacuerdos que se alcanzan, tanto para que consten en acta como para que nadiese despiste con respecto a la evolución del tema y la reunión.