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3. GLOSSARIO DI ARCHIVISTICA *

di Domenico Muscò

Archivio: raccolta di documenti privati o pubblici relativi ad una persona, una

famiglia, un ente pubblico o privato; il complesso di tutti i fondi conservati dall’istituto, ossia

il singolo fondo quale complesso dei documenti prodotti da un ente od ufficio. L’archivio è la

sede in cui la raccolta è stabilmente collocata: raccolta di atti, testi stampati, documenti giornalistici,

fotografici, televisivi, che possono avere valore documentario. La tipologia di archivi

è molteplice: pubblico, privato, segreto, comunale, nazionale, di Stato, notarile, ecclesiastico,

giuridico, pontificio, parrocchiale, capitolare (abbazie, conventi, confraternite, etc.), giornalistico,

di accademia, di una TV, etc.

Archivistica: complesso delle norme per la sistemazione e il funzionamento degli

archivi e relativa dottrina.

Archiviare: l’atto di mettere in archivio un documento, dopo averlo archiviato.

Busta: contenitore nel quale vengono tenuti i documenti, sciolti o raccolti in fascicolo.

Anziché buste, possono essere adoperati per conservare più fascicoli altri tipi di contenitori,

come ad esempio scatole di cartone (più raramente di legno), che proteggono meglio i documenti.

Catalogazione: compilazione di un catalogo, registrazione di un’opera o di una serie

di opere in un catalogo.

Classificazione: il modo del classificare l’opera, divisione o distribuzione in classi, in

categorie, aventi lo scopo di dare un ordine alla varietà dei documenti ed insieme un nome che

consente di individuarli facilmente.

Coperta (o «camicia»): sulla quale sono poste le necessarie indicazioni di data, oggetto,

numero, etc., raccolta di tutti i documenti costituenti un fascicolo (in francese dossier, in inglese

file, in spagnolo expediente): le minute di lettere spedite e gli originali di quelle ricevute, relative

allo stesso «affare» o «pratica». Più fascicoli di non grande mole si trovano di solito riuniti in un

contenitore, per lo più di cartone, denominato busta, oppure filza, mazzo, fascio, cartella.

Deposito: affidamento delle carte a un istituto archivistico, che si assume l’incarico della

conservazione, ma non la proprietà dei documenti. Con questo termine si indica anche il locale

dove si conserva la documentazione, il cui accesso è generalmente vietato agli utenti dell’archivio.

Documento: testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica compilata sulla base

di determinate norme, che conferiscono all’atto fede pubblica e forza di prova. In senso lato, si

indica come documento tutta la documentazione conservata in un archivio, sia essa manoscritta

o a stampa, fotografica o su un supporto informatico o d’altro tipo. Un documento conservato

in archivio può essere in “originale”, o in forma di “minuta” (esemplare originale in bozza)

o in copia (riproduzione dell’originale).

Documentazione informatica: l’insieme delle tecniche che consentono di far ricorso

all’elaborazione elettronica e all’informatica per la raccolta, classificazione e registrazione di

informazioni in una banca dati e per il loro rapido reperimento mediante l’esplorazione di

opportuni indici e cataloghi di parole chiave.

Fascicolo (o «sottofascicolo»): unità archivistica organica costituita dai documenti

relativi allo stesso affare e collocati all’interno di una coperta, cioè la busta, che di solito è una

semplice unità di conservazione, e contiene quel numero di fascicoli che ne saturano la capienza.

Il dorso di una busta ha di norma uno sviluppo di dieci o quindici centimetri, e in un metro

lineare di scaffalature entrano in media da sei ad otto buste. Quando è possibile si tende a dare

anche alla busta una unità di contenuto.

Filza: è una unità di consistenza e deriva dall’uso medievale di raggruppare i documenti,

in arrivo presso un soggetto giuridico, “infilzandoli” l’uno sull’altro. Generalmente, i

documenti di una filza si presentano rilegati tramite uno spago che attraverso un foro prodotto

* Rielaborazione, autorizzata dall’autore, del glossario pubblicato in Andrea Czortek, L’archivio nelle associazioni di

volontariato, Confederazione Nazionale delle Misericordie d’Italia, Firenze, 1999.

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