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3. GLOSSARIO DI ARCHIVISTICA *<br />
di Domenico Muscò<br />
Archivio: raccolta di documenti privati o pubblici relativi ad una persona, una<br />
famiglia, un ente pubblico o privato; il complesso di tutti i fondi conservati dall’istituto, ossia<br />
il singolo fondo quale complesso dei documenti prodotti da un ente od ufficio. L’archivio è la<br />
sede in cui la raccolta è stabilmente collocata: raccolta di atti, testi stampati, documenti giornalistici,<br />
fotografici, televisivi, che possono avere valore documentario. La tipologia di archivi<br />
è molteplice: pubblico, privato, segreto, comunale, nazionale, di Stato, notarile, ecclesiastico,<br />
giuridico, pontificio, parrocchiale, capitolare (abbazie, conventi, confraternite, etc.), giornalistico,<br />
di accademia, di una TV, etc.<br />
Archivistica: complesso delle norme per la sistemazione e il funzionamento degli<br />
archivi e relativa dottrina.<br />
Archiviare: l’atto di mettere in archivio un <strong>documento</strong>, dopo averlo archiviato.<br />
Busta: contenitore nel quale vengono tenuti i documenti, sciolti o raccolti in fascicolo.<br />
Anziché buste, possono essere adoperati per conservare più fascicoli altri tipi di contenitori,<br />
come ad esempio scatole di cartone (più raramente di legno), che proteggono meglio i documenti.<br />
Catalogazione: compilazione di un catalogo, registrazione di un’opera o di una serie<br />
di opere in un catalogo.<br />
Classificazione: il modo del classificare l’opera, divisione o distribuzione in classi, in<br />
categorie, aventi lo scopo di dare un ordine alla varietà dei documenti ed insieme un nome che<br />
consente di individuarli facilmente.<br />
Coperta (o «camicia»): sulla quale sono poste le necessarie indicazioni di data, oggetto,<br />
numero, etc., raccolta di tutti i documenti costituenti un fascicolo (in francese dossier, in inglese<br />
file, in spagnolo expediente): le minute di lettere spedite e gli originali di quelle ricevute, relative<br />
allo stesso «affare» o «pratica». Più fascicoli di non grande mole si trovano di solito riuniti in un<br />
contenitore, per lo più di cartone, denominato busta, oppure filza, mazzo, fascio, cartella.<br />
Deposito: affidamento delle carte a un istituto archivistico, che si assume l’incarico della<br />
conservazione, ma non la proprietà dei documenti. Con questo termine si indica anche il locale<br />
dove si conserva la documentazione, il cui accesso è generalmente vietato agli utenti dell’archivio.<br />
Documento: testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica compilata sulla base<br />
di determinate norme, che conferiscono all’atto fede pubblica e forza di prova. In senso lato, si<br />
indica come <strong>documento</strong> tutta la documentazione conservata in un archivio, sia essa manoscritta<br />
o a stampa, fotografica o su un supporto informatico o d’altro tipo. Un <strong>documento</strong> conservato<br />
in archivio può essere in “originale”, o in forma di “minuta” (esemplare originale in bozza)<br />
o in copia (riproduzione dell’originale).<br />
Documentazione informatica: l’insieme delle tecniche che consentono di far ricorso<br />
all’elaborazione elettronica e all’informatica per la raccolta, classificazione e registrazione di<br />
informazioni in una banca dati e per il loro rapido reperimento mediante l’esplorazione di<br />
opportuni indici e cataloghi di parole chiave.<br />
Fascicolo (o «sottofascicolo»): unità archivistica organica costituita dai documenti<br />
relativi allo stesso affare e collocati all’interno di una coperta, cioè la busta, che di solito è una<br />
semplice unità di conservazione, e contiene quel numero di fascicoli che ne saturano la capienza.<br />
Il dorso di una busta ha di norma uno sviluppo di dieci o quindici centimetri, e in un metro<br />
lineare di scaffalature entrano in media da sei ad otto buste. Quando è possibile si tende a dare<br />
anche alla busta una unità di contenuto.<br />
Filza: è una unità di consistenza e deriva dall’uso medievale di raggruppare i documenti,<br />
in arrivo presso un soggetto giuridico, “infilzandoli” l’uno sull’altro. Generalmente, i<br />
documenti di una filza si presentano rilegati tramite uno spago che attraverso un foro prodotto<br />
* Rielaborazione, autorizzata dall’autore, del glossario pubblicato in Andrea Czortek, L’archivio nelle associazioni di<br />
volontariato, Confederazione Nazionale delle Misericordie d’Italia, Firenze, 1999.<br />
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