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luppo delle note storiche, sia riguardo alle vicende dell’ente che alla storia dell’archivio. Una
volta terminata questa operazione e rimontate le schede, avremo realizzato un elenco di consistenza,
che è il primo livello di descrizione archivistica, già sufficiente a garantire la conservazione
ordinata. Nel definire la struttura bisogna cercare le cesure periodizzanti (nuove normazioni,
riforme radicali nel modo di produrre l’archivio, come l’introduzione di titolari) in grado
di generare sezioni, che consentono da un lato di chiudere le serie fino a quel momento e dall’altro
di definire meglio il succedersi delle situazioni, ricordandosi di lasciare aperte le serie
dell’ultima sezione per accogliere la nuova documentazione.
3. Inventariazione: la preparazione dell’inventario ha a che fare con la valorizzazione
dell’archivio e quindi deve contenere notizie introduttive di carattere storico e descrivere il
modo in cui l’archivio è stato prodotto e conservato, cioè, come dice Valenti, il problema è capire
l’archivio; ed è questo il modo migliore per fornire anche notizie strumentali al ricercatore,
tenendo conto che l’eccessiva analiticità spesso risulta inutile, se non dannosa. Importante, sotto
questo punto di vista, è distinguere tra i diversi strumenti di ricerca, nel senso che una volta
redatto un buon inventario, che ha a che fare con la struttura dell’archivio, nulla vieta che su
serie particolari, per esempio il carteggio, siano prodotti altri strumenti sussidiari, come indici
e repertori.
3. A questa fase del percorso, l’intervento straordinario, fondativo dell’archivio, può dirsi
concluso e resta l’ordinaria amministrazione, che comprende il periodico versamento della documentazione
proveniente dall’archivio di deposito (già preparata per l’occasione) e l’apertura dell’archivio
alla consultazione.
Riguardo al primo punto, va ovviamente sottolineata l’opportunità di farlo più frequentemente
possibile, anche tenendo conto della quantità di documentazione prodotta annualmente,
ma in ogni caso almeno una volta ogni decennio, anche per evitare di accumulare troppo
materiale nel deposito, complicando le già delicate operazioni di scarto.
Per quanto riguarda l’apertura dell’archivio agli studiosi, tenendo conto del tipo di
archivi che dobbiamo gestire, tranne casi eccezionali, non sarà un compito eccessivamente gravoso
e sarà sufficiente garantire l’accesso su richiesta, preparando un modulo di accesso che
riporti le generalità del richiedente, il motivo (se per studio, e l’argomento del lavoro) e l’impegno
a consegnarne una copia per l’archivio, perché è molto importante che l’archivio possieda
gli studi condotti sulla base della documentazione conservatavi, per favorire gli studiosi ed
evitare situazioni imbarazzanti, ma anche per verificare il rispetto della legge Ronchey, che
impedisce la pubblicazione di immagini senza il pagamento dei diritti. È importante altresì tenere
un repertorio delle domande, un registro delle presenze e uno dei documenti richiesti. Le
richieste di accesso devono essere inviate alla Sovrintendenza, che ha una lista di persone escluse
dalla consultazione degli archivi (ladri notori) e che, quindi, può negarle.
Qualora l’accesso degli studiosi sia più frequente, sarà opportuno attrezzare una sala di
studio ed emanare un apposito regolamento, nel quale siano descritte le condizioni di accesso e
di fotoriproduzione, le modalità di pagamento dei servizi e dei diritti di immagine.
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