Scarica documento [Pdf - 2 MB] - Cesvot

3. Documenti non ammessi alla libera consultabilità
Per le attribuzioni spettanti al Ministero dell’Interno in materia di documenti archivistici
non liberamente consultabili occorre fare riferimento al D.P.R. n.° 854 del 1975, infatti, si legge
che l’amministrazione dell’Interno provvede a:
- esercitare la vigilanza, al fine di assicurarne l’integrità e la riservatezza, sui documenti non
ammessi alla libera consultabilità;
- autorizzare, nei casi e con le procedure previsti dalle vigenti normative, la consultazione
[a tale proposito, si ricordi che l’art. 107 del D. Lgs. 490/1999, afferma che il dicastero
dell’Interno, d’intesa con quello per i Beni e le attività culturali, può consentire, per motivi di
studio, la consultazione di documenti a carattere riservato anche prima della scadenza dei
termini previsti dalla legge];
- svolgere i compiti di vigilanza sui documenti non liberamente consultabili, che si trovino in
possesso di enti pubblici e privati.
L’accertamento dell’esistenza e della natura degli atti non liberamente consultabili
conservati negli archivi di Stato, negli archivi storici degli enti pubblici e negli archivi privati,
compete al dicastero dell’Interno con quello per i Beni e le attività culturali.
Infine, l’art. 8 del D. Lgs. n.° 281 del 30.07.1999 ha stabilito l’istituzione della “commissione
per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati. La commissione
fornisce la consulenza al Ministero nell’analisi comparativa degli interessi all’accessibilità
degli atti e la tutela della riservatezza individuale”. I documenti riservati dell’amministrazione
dell’Interno, vengono versati all’amministrazione dei Beni e delle attività culturali allorché,
decorsi i termini stabiliti dalla legge, diventano liberamente consultabili.
4. Attività di vigilanza
L’art.1 del D.P.R. n.° 1409 del 1963 attribuisce all’amministrazione degli archivi di
Stato anche il compito di vigilare su:
- gli archivi degli enti pubblici;
- gli archivi di notevole interesse storico, di cui siano proprietari, possessori o detentori, a
qualsiasi titolo, i privati.
Gli organi preposti alla vigilanza sono le Soprintendenze archivistiche, a cui è riservato
l’onere di vigilare sugli archivi appartenenti sia ad enti pubblici non statali [cioè quegli enti
che svolgono un’attività amministrativa collaterale a quella svolta dallo Stato, come Comuni,
Province, Regioni, o ad esigenze specifiche della società, come quelle connesse a quanto concerne
la previdenza, l’assistenza sociale, la pubblica istruzione, la sanità] che a privati [qualora
gli archivi di questi ultimi risultino di notevole interesse storico], nonché sugli archivi ecclesiastici
gestiti direttamente dallo Stato, quali, ad esempio, gli archivi di corporazioni religiose soppresse
o quelli di alcune abbazie. L’attività dei soprintendenti si esplica non solo attraverso la vigilanza,
ma anche con la tutela dei beni archivistici, praticata mediante la rivendicazione dei documenti
appartenenti allo Stato che si trovano fuori dagli archivi di Stato.
Tra i compiti delle Soprintendenze archivistiche si segnalano:
- l’individuazione e il censimento degli archivi non statali;
- la dichiarazione di “notevole interesse storico”, si tratta di una notifica fatta dal soprintendente,
che impone precisi obblighi ai privati possessori di cui sia presumibile il notevole interesse storico;
- il controllo, tramite ispezioni, della conservazione e dell’ordinamento degli archivi degli enti
non statali;
- la fornitura di consulenza a richiesta sui metodi di conservazione, ordinamento e inventariazione
degli archivi non statali;
- la concessione del nulla osta allo scarto degli archivi di enti pubblici e di quelli dichiarati di
notevole interesse storico;
- l’intervento, in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti dalla legge, a carico degli enti
pubblici e dei privati in materia di conservazione, ordinamento, scarto e consultazione dei
propri archivi;
85