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ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
DELL’ARCHIVIO STORICO
di Giuseppe Bonaventura Chironi *
1. Per archivio storico si intende quella parte dell’archivio contenente le pratiche esaurite
da oltre quarant’anni. Trattandosi di bene culturale la sua gestione comprende due settori
concettualmente distinti: la conservazione e la valorizzazione.
Prima di analizzare le modalità operative concrete, sarà bene ricordare quanto dispone
la legislazione vigente. Gli archivi degli enti non profit sono compresi nella categoria giuridica
degli archivi privati. Questo significa che la proprietà dell’archivio si configura in senso privatistico,
ma che a tale proprietà, considerato il valore culturale (collettivo per definizione), vengono
apposti dei limiti. L’istituto che si occupa di verificare il rispetto dei vincoli da parte dei privati
possessori di archivio è la Sovrintendenza archivistica regionale (DPR 1409/63, artt. 1 e 4).
La procedura prevista comincia con la dichiarazione di notevole interesse storico effettuata
in forma amministrativa dai Sovrintendenti (DPR 1409/63, art. 36), che immediatamente
assoggetta il privato a una serie di obblighi (DPR 1409/63, art. 38): 1) conservare, ordinare e
inventariare l’archivio (o consentire al Sovrintendente di farlo); 2) permettere la consultazione
dei documenti che, d’intesa con il Sovrintendente, non sono stati dichiarati riservati; 3) comunicare
al Sovrintendente perdite, distruzioni e spostamenti; 4) restaurare i documenti danneggiati
(o consentire al Sovrintendente di farlo); 5) non trasferire la proprietà senza darne avviso
al Sovrintendente; 6) non esportare archivi senza darne avviso al Sovrintendente; 7) non smembrare
gli archivi; 8) non procedere a scarti senza la procedura di cui all’ art. 42 (Obbligo di autorizzazione
del Sovrintendente, che può disporre il deposito presso l’Archivio di Stato, competente
per territorio, della documentazione proposta per lo scarto); 9) consentire le ispezioni del
Sovrintendente. L’inadempienza a questi obblighi può condurre (art. 43) al deposito coatto presso
l’Archivio di Stato e, per ragioni di pubblica utilità (art. 45), si può giungere all’esproprio.
Un problema delicato è quello della consultabilità dei documenti in possesso di privati:di
fatto la legge del 1963 consentiva, seppure con formulazione equivoca, al privato di dichiarare
riservati dei documenti, sottraendoli alla consultazione per un settantennio, parificandoli
quindi a quelli contenenti “situazioni puramente private di persone” (artt. 21 e 22). La successiva
produzione legislativa in materia (Legge 675/1996) ha introdotto il concetto di “dati sensibili”
(art. 22), intendendosi per tali “i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica,
le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti,
sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,
nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.
* Il presente testo nasce come supporto didattico (dispensa per gli allievi) alla lezione tenuta sul medesimo
argomento nel corso “La gestione dell’archivio nelle organizzazioni non profit”, che tale è rimasto
in questa sede; pertanto non deve essere visto come un contributo a carattere scientifico. Il lavoro viene
qui pubblicato senza la revisione dell’autore, che non assume la responsabilità di eventuali inesattezze, le
quali sono solo riconducibili al curatore editoriale.
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