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SOMMARIO Introduzione Domenico Muscò Pag. 5 Relazioni del Corso di Formazione per Operatori Volontari LA GESTIONE DELL’ARCHIVIO NELLE ORGANIZZAZIONI NON PROFIT Gli archivi delle organizzazioni non profit Domenico Muscò Pag. 11 La moderna definizione di archivio Norma Boncompagni Pag. 17 Metodo storico e ruolo dell’archivista Maurizio Sgroi Pag. 27 Strumenti di orientamento e corredo archivistico Norma Boncompagni Pag. 31 Organizzazione e gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito Federico Valacchi Pag. 41 Modalità di protocollazione ed archiviazione dei documenti Vilma Andreini Pag. 49 Organizzazione e gestione dell’archivio storico Giuseppe B. Chironi Pag. 55 Analisi documenti e soluzioni di ordinamento archivistico Alessandra Pepi Pag. 59 Applicazioni tecnologiche agli archivi storici Federico Valacchi Pag. 67 La legislazione archivistica italiana Maurizio Sgroi Pag. 83 Appendice Materiali di secondo livello sull’Attività Formativa 1. Relazione di Monitoraggio e Valutazione sull’attività formativa Laura Bozzi Pag. 95 2. Partecipanti al percorso formativo Domenico Muscò Pag. 106 3. Glossario di archivistica Domenico Muscò Pag. 107 4. Sovrintendenze archivistiche ed Archivi di Stato Domenico Muscò Pag. 109 5. Normativa sull’archivistica Pag. 119 6. Note bio-bibliografiche degli autori Pag. 121
Introduzione La gestione dei documenti non profit di Domenico Muscò 1. Il presente lavoro trae origine dai materiali didattici, elaborati dai vari docenti per gli allievi (alcuni revisionati dagli autori per la pubblicazione, altri appositamente elaborati in un secondo momento), a supporto delle loro lezioni in aula, in occasione della realizzazione del corso di formazione La gestione dell’archivio nelle organizzazioni non profit, svoltosi a Siena il 10, 17 e 24 novembre 2001 (24 ore), promosso dal CESVOT e gestito dall’Associazione culturale “la collina”. Il corso sulla gestione dell’archivio era rivolto alle organizzazioni di volontariato che avevano bisogno di avvicinarsi all’archivistica per iniziare a lavorare alla creazione di un proprio archivio; cioè, ci si è proposto di dare ai partecipanti le conoscenze professionali per la gestione del ciclo di vita dei documenti. L’iniziativa editoriale, quindi, mira a proporre uno strumento professionale dedicato proprio alla gestione del patrimonio documentale, che cerca di dare una risposta adeguata alle esigenze archivistiche degli enti non profit, in modo che sia possibile disporre di un “luogo” formativo in cui poter trovare un aiuto alla tenuta dei documenti nelle associazioni di volontariato. In tal senso, la pubblicazione si propone di costituire, da una parte, la “testimonianza” di un lavoro formativo realizzato per i dirigenti delle associazioni del volontariato, dall’altra un “Vademecum” che dia risposte semplici e chiare per l’organizzazione degli archivi interni degli enti non profit; cioè il volume ha cercato di realizzare, sulla scia del corso, una risposta formativa alle necessità del volontariato di creare, organizzare e gestire in prima persona i loro documenti, e per stimolare una autonoma capacità di conservazione e promozione del proprio patrimonio archivistico. Il testo, cioè, tende a fornire gli strumenti ed i metodi di base per poter iniziare a lavorare alla buona tenuta della documentazione non profit, dove il ruolo dell’archivista è, da un lato, quello della gestione dell’archivio corrente (protocollazione e classificazione dei documenti), dall’altro il ri-ordino dell’archivio storico (là dove esiste per sedimentazione naturale delle carte e che non sia andato perso, naturalmente), cioè schedare, classificare ed inventariare il patrimonio documentale per favorirne la consultazione agli studiosi; tutto ciò anche al fine di innescare un percorso di promozione degli archivi del volontariato, in quanto patrimonio culturale, testimone della dinamicità e creatività che caratterizza il settore non profit. Il lavoro si chiude con una Appendice, che raccoglie alcuni materiali collaterali al percorso didattico, nonché fornisce utili informazioni sul mondo dell’archivistica. L’appendice contiene 6 paragrafi, tra cui la relazione di Monitoraggio e valutazione del progetto formativo, curata da Laura Bozzi, dove sono stati analizzati gli esiti del progetto, con neutralità ed equilibrio, e da cui emerge che gli obiettivi sono stati raggiunti, frutto anche di un lavoro formativo improntato alla flessibilità nei metodi didattici ed all’adattamento dei contenuti professionali alle esigenze degli allievi. Quindi, auspichiamo che questi materiali possano rappresentare un esempio di buona pratica formativa declinata al futuro, a cui potersi riferire nei momenti di “crisi archivistica”: quando cioè nasce (in emergenza) il bisogno di mettere ordine (di dare una organizzazione al 5
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