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Esistono poi guide settoriali (Guida degli archivi comunali dell’Emilia Romagna,
Guida degli archivi industriali della Toscana, Guida degli archivi industriali dell’Umbria, etc.) e guide
tematiche, indicanti solo i fondi che comprendono documenti relativi a un determinato tema.
L’inventario, invece, descrive ogni singolo fondo, in base all’ordine datogli dall’archivista
che lo ha riordinato (il quale, ricordiamo, deve in ogni modo tentare di ristabilire la
disposizione originaria delle carte). L’inventario si apre con una introduzione storica, ossia una
panoramica sulla storia dell’ufficio, della magistratura, dell’ente che ha prodotto la documentazione,
sulle sue competenze, sulla sua evoluzione. Tale introduzione non può concludersi in
poche righe, ma deve essere la più esauriente ed ampia possibile. È chiaro che l’ampiezza dell’introduzione
varia in relazione alla complessità della struttura amministrativa dell’ente e delle
trasformazioni che essa ha subìto nel tempo. L’introduzione storica può anche essere strutturata
diversamente, cioè un’introduzione generale al fondo e tante singole introduzioni particolari
quante sono le serie 2 che compongono il fondo (es. inventario dell’archivio dell’ospedale dei
pazzi di Roma ed inventario dell’archivio della famiglia Pallavicini di Genova).
Per capire l’importanza dell’introduzione storica all’interno dell’inventario basti pensare
che, secondo E. Lodolini, il vero inventario è l’introduzione stessa, perché, per il resto, si
tratta di un elenco, scarsamente utile a chi ignori la storia dell’ente che ha prodotto i documenti.
L’inventario non va confuso con un catalogo, cioè esso non descrive ogni singolo documento.
Questo è chiaro se ricordiamo quanto detto in precedenza, cioè che ogni documento non ha
valore in sé, ma solo in relazione agli altri, ai quali è legato per mezzo del vincolo archivistico.
Come sostiene Paola Carucci, infine, “la bontà di un inventario non si misura in rapporto al
grado di analiticità, bensì in rapporto alla sua funzionalità ai fini della ricerca” 3 .
Fanno parte degli strumenti inventariali anche i repertori, i sommari, le rubriche, gli
indici, redatti copiosamente soprattutto dagli archivisti settecenteschi, utilissimi perché facilitano
ulteriormente le ricerche e integrano i più moderni strumenti di corredo. Si veda, ad esempio,
la pagina di un repertorio settecentesco (Fig. 6) relativo all’archivio della famiglia bolognese
degli Albergati, conservato appunto presso l’Archivio di Stato di Bologna. L’archivista ha elencato,
per ordine alfabetico, i nomi dei membri della famiglia (la cui documentazione abbraccia
i secoli XIII-XIX per un insieme di 256 buste) per gli anni 1600-1649 ed accanto ad ogni nome
è indicata la tipologia del documento che lo riguarda seguita dall’indicazione del sommario e
della busta (“libro” secondo la terminologia settecentesca) in cui è conservato il documento. La
Fig.7 mostra il sommario relativo in cui troviamo un breve sunto del contenuto del documento;
per la ricerca potrebbe esserci già sufficiente, oppure si ricorrerà direttamente al documento. Ad
esempio, se cerchiamo documentazione su Cintia Albergati, il repertorio ci dirà che tra il 1600
e il 1649 esiste, oltre al suo testamento, una particola del testamento stesso, conoscibile in sunto
attraverso il sommario corrispondente a questo periodo a pagina 3 e che tale documento è il
sesto della busta 73. Complessivamente l’archivista settecentesco redasse 21 strumenti tra
repertori e sommari.
Secondo Pratesi un ulteriore mezzo di corredo andrebbe individuato nei regesti, cioè
nei riassunti più o meno ampi di singoli documenti, in cui vanno riportati tutti gli estremi del
documento stesso (data topica e cronica, nome dell’autore e del destinatario, nomi delle parti in
causa, oggetto dell’atto). In realtà, la regestazione dei documenti è diffusa e consueta solo per
quanto riguarda la documentazione medievale e manca un’analoga metodologia per i documenti
moderni e contemporanei; è vero, del resto, che nella quasi totalità degli archivi italiani la
documentazione medievale non solo è presente, ma è di entità e consistenza non trascurabile.
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