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Fig. 2 Esempio: Scheda d’inventario delle unità del fondo archivistico
La possibilità di rispettare qualcuno di questi ordinamenti o di uniformarsi alle categorie
stabilite in precedenza per l’archivio corrente, tentativo che per gli archivi storici è sempre
utile fare dal momento che questo semplifica il lavoro nel rispetto di quanto stabilito in passato,
si è rivelata all’atto pratico non attuabile, sia per le lacune, anche estese, che purtroppo
funestano più di una serie e delle quali non si è saputa dare una ragione convincente, sia perché
l’ente, ancora in piena attività, continua a produrre documentazione che male si accorda,
in molti casi, con le vecchie suddivisioni stabilite.
E’ il caso del carteggio, per il quale si è abbandonata l’intenzione iniziale di conformarsi,
nella suddivisione in sottoserie, alle voci di repertori già in uso, visto il continuo aggiornamento e le
molteplici correzioni ad essi apportati dalla segreteria, e l’impossibilità pratica di risalire alle date di
modifica dei diversi titolari. Proprio il carteggio è forse la serie che più ha risentito degli smembramenti
dovuti a estrazioni di carte utili all’ordinaria amministrazione (spesso non ricollocate, o poste
in buste diverse da quelle di origine), a traslochi, a sommari scarti eseguiti quando non era così sentita,
come oggi, l’importanza di conservare carte divenute apparentemente inutili; non vanno sottovalutate
a questo proposito le esigenze dettate dalla mancanza di spazio. E’compito di chi ordina l’archivio,
in questo caso, procedere al lungo e delicato lavoro di ricollocazione delle carte estrapolate,
al fine di ristabilire, per quanto possibile, lo status quo ante.
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