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Generalmente, durante la schedatura del carteggio, ogni documento fuori posto viene
momentaneamente tenuto in sospeso per poi essere ricollocato alla fine, quando il quadro delle
serie è completo, nel luogo di pertinenza. L’operazione richiede, per ovvie ragioni, un’attenzione
e un ordine particolari. In questa sede è cosigliabile anche procedere ad una revisione
sommaria del materiale conservato nell’archivio corrente della segreteria, se l’ente è ancora in
vita: può capitare, infatti, che gli uffici conservino in originale, e non in copia, atti e documentazione
dell’archivio storico, se ciò risulta utile all’ordinaria amministrazione.
Per tornare all’archivio della Misericordia di Siena, è possibile osservare che gli anni
dell’ultimo dopoguerra segnano, in ogni caso, un generale mutamento nell’organizzazione
della segreteria, evidentemente assai impegnata nel disbrigo di pratiche dovute all’aumentato
volume di interventi “sul campo”, che mettono in secondo piano le esigenze dell’archivio di
deposito e corrente. L’organizzazione del carteggio, croce e delizia di ogni ordinamento, è nel
nostro caso il risultato di un compromesso, non facile, tra la volontà di suddividere il materiale
per argomento e l’obiettiva impossibilità di intervenire sempre coerentemente in questo
senso, se non a costo di snaturare una volta di più l’attuale condizionamento. Le sottoserie, in
casi come questo, si lasciano “aperte” per dare la possibilità di futuri inserimenti e ampliamenti
dei titoli stabiliti in sede di redazione.
Le carte relative alle attività degli organi direttivi, come le deliberazioni del Magistrato
e Consiglio e i loro atti, si presentano nel nostro archivio in serie abbastanza omogenee e continue,
anche se la redazione di utili strumenti di consultazione degli stessi viene abbandonata
nei primi anni del nostro secolo, così come quella degli inventari. Particolarmente difficoltosa
è stata l’individuazione delle diverse funzioni dei registri amministrativi, spesso redatti sporadicamente,
o in maniera completamente diversa da un anno all’altro (fenomeno evidente negli
anni centrali dell’ ‘800), o in più copie riportanti gli stessi dati a tutti gli effetti. Nelle introduzioni
a queste serie si è cercato di dare ragione di tali mutamenti, che comunque, in linea di
massima, tendono a regolarizzarsi dopo la metà del secolo scorso. In casi analoghi, piuttosto
frequenti, è consigliabile, per ogni anno, esaminare dettagliatamente i diversi registri amministrativi
comparandoli tra loro, con lo scopo di percepire anche le minime variazioni e cercare
di individuarne la causa. Aiuta in questo senso una consultazione dei registri dei verbali degli
stessi anni, dove possono essere motivate le ragioni di queste apparenti anomalie. 6
Nelle serie di documenti amministrativi del nostro archivio, purtroppo, si rilevano
lacune continue o saltuarie, a volte evidentemente dovute al prelievo di documenti particolari,
come i bilanci, mancanti negli stessi anni per tutte le opere pie. Ancora una volta, in questi
casi, è impossibile prescindere da una revisione dell’archivio corrente, presso il quale talvolta
sono stati erroneamente collocati i pezzi mancanti. Di sicuro rilievo, per la ricostruzione delle
vicende dell’Ente, sono i documenti compresi nella serie delle memorie storiche: per la
Misericordia il carteggio relativo alla sua nascita, i libri di “memorie” appositamente compilati,
i riconoscimenti di titoli e le pubblicazioni più recenti di argomento storico e storico-artistico.
Va comunque ricordato che testimonianze importanti, in questo senso, possono trovarsi
anche in altre serie: nel nostro caso, per esempio, tra il carteggio relativo al Culto, e tra il carteggio
dell’Archivio della Compagnia di S. Antonio Abate.
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