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mai essere esistiti dubbi 1 , anche prima che si affermasse la figura del record manager. Tradizionalmente, però, l’interesse della comunità archivistica, almeno nel nostro paese, si è indirizzato soprattutto a dibattere e risolvere i problemi posti dalla gestione degli archivi storici, senza mai soffermarsi troppo su quelli posti dagli archivi correnti 2 . Questo atteggiamento, discutibile in genere, diviene ancora più pericoloso se si tiene presente che “gli archivi contemporanei sono soggetti ad un accrescimento esponenziale della documentazione e le loro dimensioni sono a volte di mole tale da renderli difficilmente gestibili e consultabili” 3 . Le conseguenze di questo tipo di atteggiamento hanno avuto riflessi fortemente negativi sullo stato di salute dei complessi documentari di produzione più recente, evidenziando come una gestione non archivistica di questi sistemi di fonti equivalga sostanzialmente ad una non gestione, che accentua non solo l’inefficienza dei sistemi archivio in quanto strumenti di certificazione del diritto ed elementi essenziali al disbrigo dell’operatività quotidiana, ma espone l’intera società ad un evidente rischio di perdita della propria memoria. Rischio questo che risulta accentuato dalla diffusione di sistemi di produzione documentaria sempre più complessi e, per così dire, “sfuggenti”. Come è noto, però, a partire dall’inizio degli anni Novanta si è registrata un’innegabile inversione di tendenza, che ha coinciso con una serie di trasformazioni della realtà italiana e ha riportato il problema della gestione degli archivi in formazione al centro dell’attenzione dell’archivistica, sia pure lungo percorsi che quasi mai si sono avventurati su terreni propriamente archivistici 4 . La comunità archivistica ha, infatti, recepito con una certa lentezza il peso che le trasformazioni giuridiche e tecniche dei primi anni Novanta erano destinati ad assumere all’interno degli archivi e, almeno inizialmente, non ha governato con incisività questo processo, riducendolo spesso erroneamente ad un fenomeno di natura essenzialmente tecnologica e quindi estraneo agli ambiti della disciplina. La componente tecnologica, invece, cioè l’evoluzione dei sistemi di comunicazione e quindi di produzione dei documenti, non rappresenta che un aspetto particolare di un fenomeno molto più complesso, di cui l’archivistica non può non tenere conto e che anzi dovrebbe essere chiamata a valutare e gestire in maniera estremamente incisiva 5 . La legge 241/90 6 riportando il documento al centro del procedimento amministrativo rappresenta comunque il punto di partenza di una rielaborazione complessiva dell’atteggiamento degli archivisti e dell’archivistica nei confronti della gestione dell’archivio corrente e del ruolo che la disciplina è chiamata a giocare all’interno di quella che, secondo un modello anglosassone, potremmo definire “la sfida sul terreno della gestione dei documenti”. Una sfida che, almeno nel nostro paese, si manifesta innanzitutto come conseguenza dell’esigenza di rinnovamento della pubblica amministrazione e che all’interno di questo contesto compie tutta la fase di gestazione prima di manifestarsi anche come fenomeno di natura strettamente e prettamente archivistica. La razionalizzazione dei sistemi di produzione documentaria diviene (o torna ad essere) la prima garanzia dell’efficienza e della trasparenza amministrativa. Come scriveva Oddo Bucci nel 1993 “(...) bisognerà decidersi, se si vuol dare smalto e fervore operativo alle istituzioni pubbliche, se si desiderano vedere applicati seriamente i principi di efficienza e trasparenza ad affiancare alla cultura giuridica come protagonista (...) la cultura dell’organizzazione insieme a quella della gestione dei documenti” 7 . 42
Ma si tratta anche di una sfida che ha radici precise in una serie di trasformazioni sociali, politiche e culturali che impattano direttamente sulla realtà degli archivi. Paola Carucci sostiene, per esempio, che “lo studio della diplomatica e la storia dell’archivistica mettono in evidenza come sull’evoluzione della forma dei documenti e dell’organizzazione degli archivi influiscano essenzialmente due diversi ordini di fattori, l’evoluzione del diritto e l’evoluzione dei sistemi di comunicazione”. Per cercare di comprendere il processo evolutivo che la disciplina archivistica sta conoscendo, dobbiamo perciò prendere in considerazione due ordini di fattori: 1. Le trasformazioni giuridiche, 2. La tecnologia, intesa come evoluzione dei sistemi di comunicazione. 2. Il ciclo vitale Nella sua sostanziale unicità l’archivio attraversa fasi diverse lungo quello che potremmo definire il suo ciclo vitale. Ad ognuna di queste fasi corrispondono approcci metodologici, finalità e prassi operative distinte. Il punto di partenza di questo approccio sta nel concetto secondo il quale nell’archivio convivono finalità giuridico amministrative e finalità scientifiche e culturali. In altre parole, dobbiamo sottolineare che chi produce documentazione archivistica lo fa per memoria propria e non per memoria altrui. I documenti insomma nascono quasi sempre per finalità pratiche ed operative connesse all’esplicazione di precise attività e solo in un secondo momento essi possono divenire fonti storiche. Ciò non significa naturalmente che i documenti “nascono amministrativi e muoiono storici” ma, appunto, che le due caratteristiche convivono fin dal momento della nascita del documento e, quindi, dell’archivio e tendono a manifestarsi in misura diversa, a seconda delle fasi della vita del documento stesso. La migliore garanzia del rispetto dei due caratteri fondamentali dell’archivio risiede nella sua corretta impostazione e gestione fin dal processo di formazione, in maniera da garantire l’espletamento delle finalità amministrative e giuridiche senza perdere di vista il potenziale valore culturale del documento. Sia pure mantenendo fermo il concetto di unicità sostanziale dell’archivio, allo scopo di meglio definire quali siano le modalità secondo le quali trattare nelle diverse fasi documenti ed archivi, si può allora introdurre all’interno del ciclo vitale una distinzione canonicamente accettata dalla disciplina archivistica che ci consente di parlare di: - archivio corrente (fase attiva), - archivio di deposito (fase semiattiva), - archivio storico (fase inattiva). 43
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Siena, Amministrazione Provinciale,
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