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La legge, nota come legge sulla privacy, non si occupava dell’accessibilità per motivi
di studio, successivamente regolato dal decreto legislativo 281/1999, nel quale (art. 21bis)
le norme relative agli archivi pubblici vengono estese agli archivi privati utilizzati per
scopi storici. Abolito, dunque, il concetto di “situazioni puramente private di persone”, che consentiva
una notevole libertà di movimento (e forse di arbitrio), il limite dei 70 anni resta solo
per i dati contenenti lo stato di salute o la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare. La
selezione della documentazione destinata a restare riservata per 70 anni è, dunque, uno dei compiti
dell’archivista, il quale però non può considerare il singolo documento, ma il tipo di documento
e, quindi, la serie.
2. Cosa fare nel caso ci troviamo di fronte ad un archivio non notificato? In primo
luogo, verificare che vi sia documentazione con più di quaranta anni e separarla da quella più
recente, quindi mettetersi in contatto con la Sovrintendenza di Firenze (nel caso della Toscana),
che invierà un funzionario per l’ispezione; il funzionario farà una relazione e verrà aperto presso
la Sovrintendenza un fascicolo per l’archivio in questione e verrà inviata la notifica. Per cui,
ora, il proprietario dell’archivio è pienamente soggetto agli obblighi previsti dalla legge.
L’archivio avrà a questo punto l’aspetto di un disperante ammasso di carte, che dobbiamo iniziare
a trasformarlo fino a fargli assumere una fisionomia comprensibile.
Il primo dei compiti, descritti nell’art. 38 del DPR 1409/63, cioè conservare, ordinare
e inventariare, considera le operazioni propedeutiche a qualsiasi forma di tutela e valorizzazione:
1. Conservazione: per quanto concerne l’archivio storico, in cui la documentazione
dovrebbe giungere già selezionata per la conservazione permanente, la questione si risolve nella
precettistica definita già dal Casanova “Archiveconomia”, vale a dire nella realizzazione delle
condizioni ambientali idonee: dagli ambienti alle scaffalature. Dal momento che molte persone,
nelle organizzazioni di volontariato, dovranno operare in situazioni di ristrettezza finanziaria,
non ha molto senso descrivere l’ottimo, quanto piuttosto limitarsi a quelle indicazioni di buon
senso, che possono servire a superare la visita del funzionario della Sovrintendenza. Cioè cercare
un locale, ovviamente non umido, sufficientemente ampio per accogliere i futuri versamenti,
con gli impianti a norma e le scaffalature metalliche, badando che non vi siano impianti
antincendio con l’acqua.
2. Ordinamento: non entreremo nel problema del metodo di ordinamento, ma ci limiteremo
ad alcuni suggerimenti pratici. Bisogna cominciare a schedare il materiale in modo uniforme,
rilevando cioè gli stessi dati (sia che si utilizzi o no le ISAD): numero provvisorio,
numero antico, data, l’ente (se vi è concentrazione di diversi fondi), la tipologia (deliberazioni,
bilanci, carteggio, etc.), se ci accorgiamo che veniva adoperato un titolario per il carteggio,
bisogna segnalare anche le categorie e le classi, il condizionamento (se si tratta di registri, buste,
la cartulazione se è a mano, se si tratta di modelli non è il caso). Su schede cartacee o su computer,
queste sono le indicazioni minime sufficienti a ricostruire la struttura dell’archivio. Per
segnalare sul pezzo il numero provvisorio conviene inserire dei cartoncini rimuovibili.
Consiglio di evitare l’eccessiva analiticità (ad esempio, le intestazioni dei singoli fascicoli del
carteggio) e semmai tornarci sopra in sede di redazione inventariale. Ovviamente, in questa fase
è fondamentale prendere nota di tutte quelle notizie o documenti che potranno servire per lo svi-
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