e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

8 PRESERVAÇÃO
Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservação de documentos
arquivísticos digitais não é um fim em si mesmo. Antes, possui um propósito que deve
ser considerado na definição e na implementação das estratégias de preservação. A razão
para preservação de um determinado documento pode ser seu valor probatório e/ou
informativo.
Os documentos arquivísticos digitais gerenciados por um SIGAD devem ser preservados
durante todo o período de tempo previsto para sua guarda, conforme determinado na
tabela de temporalidade e destinação de documentos. Ressalte-se que as características
desses documentos demandam atenção específica, principalmente naqueles que serão
mantidos por mais de cinco anos, o que, nesse contexto, já é considerado de longo
prazo.
A degradação do suporte e a obsolescência tecnológica são os principais fatores de
comprometimento da preservação dos documentos digitais, uma vez que ameaçam sua
autenticidade, integridade e acessibilidade.
A degradação do suporte é causada por fatores como falta de controle de temperatura,
umidade, luminosidade, agentes químicos e biológicos agressores, bem como
manipulação inadequada ou qualidade do suporte utilizado. Além de respeitar as
condições ambientais especificadas pelo fabricante, é preciso realizar a substituição dos
suportes antes do fim de sua vida útil, técnica conhecida como rejuvenescimento
(refreshing).
No que diz respeito à obsolescência tecnológica, refere-se tanto a hardware quanto a
software e formatos. É resultado das mudanças causadas pelo desenvolvimento de novas
tecnologias e sua ascensão no mercado.
O hardware obsoleto pode ser, por exemplo, um determinado tipo de suporte (disco
óptico, fita magnética, por exemplo), unidades de disco, unidades de fita magnética ou os
próprios processadores e componentes utilizados na execução de programas (software).
Em alguns casos, os fabricantes procuram manter a compatibilidade com o antigo
hardware, assegurando que software e formatos antigos continuem sendo utilizados. No
entanto, essa situação não persiste indefinidamente, pois a compatibilidade geralmente é
mantida somente em relação aos hardwares recém-substituídos.
As mudanças em software – incluindo sistemas operacionais, sistemas de gerenciamento
de banco de dados e aplicativos como editores de texto, planilhas eletrônicas, editores de
imagem, entre outros – costumam ser bastante freqüentes. O software podem ser
simplesmente descontinuados, substituídos por outros equivalentes, supostamente
melhores, ou ainda ter sua versão atualizada para correção de bugs ou acréscimo de
novas funcionalidades. É importante notar que os fornecedores de software deixam de
prestar suporte a versões mais antigas de seus produtos.
Os formatos também sofrem alterações, muitas vezes em função de mudanças ocorridas
nos programas (software) aos quais estão associados. Novos programas (software)
podem ser compatíveis com os formatos antigos, mas também podem apresentar
incorreções durante operações de leitura e escrita de dados nesses formatos.
Algumas técnicas comumente utilizadas para evitar os riscos provenientes da
obsolescência tecnológica são:
. preservação da tecnologia: evita a necessidade imediata de implementação de
novos sistemas. Porém, as necessidades de manutenção e integração com outros
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 101