e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

3.5 Formato de arquivo e estrutura 39 dos documentos a serem capturados
Os órgãos e entidades precisarão capturar uma gama diversificada de documentos com
formatos de arquivo e estruturas diferentes. Os requisitos técnicos para a captura
variarão de acordo com a complexidade dos documentos. Em alguns ambientes não é
possível identificar antecipadamente todas os formatos de arquivo e estruturas possíveis
dos documentos, já que alguns são recebidos de fontes externas.
Documentos automodificáveis
Alguns documentos aparentam ter seus conteúdos alterados sem intervenção do usuário.
Um exemplo é um modelo para elaboração de correspondência cuja data é colocada
automaticamente pelo sistema e armazenada como um “campo” ou “código”. Nesse caso,
cada vez que o documento é exibido, a data apresentada é atualizada. Entretanto o
documento lógico não se modifica, é apenas a sua exibição (documento conceitual) que
sofre alterações conforme o software utilizado para visualizá-lo.
Outros documentos podem conter um código que os modifique realmente. É o caso de
uma folha de cálculo com um “macro” sofisticado que a altera (por meio de software de
aplicações utilizado para visualização) e, em seguida, guarda-a automaticamente.
Os documentos automodificáveis devem ser evitados. Caso isso não seja possível, os
documentos devem ser armazenados em formatos que desativem o código
automodificador ou visualizados por meio de software que não desencadeie a alteração.
Por exemplo: uma planilha de cálculo que contenha “macros” deve ser convertida para
um formato estável, como o PDF, antes de ser capturada para o SIGAD.
Quando não for possível converter os documentos automodificáveis para formato estável
ou visualizá-los por meio de software que não desencadeie a alteração, a captura desses
documentos no SIGAD deve ser acompanhada do registro das informações relativas às
funções automodificadoras nos metadados.
Referência Requisito Obrig
3.5.1 Um SIGAD tem que possuir a capacidade de capturar O
documentos de diferentes formatos de arquivo e estruturas.
3.5.2 Um SIGAD deve poder capturar, entre outros, os seguintes
documentos:
calendários eletrônicos;
informações de outros aplicativos: contabilidade, folha de
pagamento, desenho assistido por computador (CAD);
documentos em papel digitalizados por meio de escâner;
documentos sonoros;
videoclipes;
diagramas e mapas digitais;
dados estruturados (EDI);
bases de dados;
documentos multimídia.
A lista de documentos, que um SIGAD tem que suportar, irá
variar de órgão para órgão.
AD
39 Estrutura dos documentos refere-se a um ou mais arquivos que compõem o documento,
conforme exemplificado no item 3.5.3.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 66