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Referência Requisito Obrig 3.5.3 Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam O com as seguintes estruturas: simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrônico, slides digitais, som. composta: mensagens de correio eletrônico com anexos, páginas web, publicações eletrônicas, bases de dados. 3.5.4 Um SIGAD deve permitir que um documento composto seja AD capturado de qualquer uma das duas formas seguintes: como um único documento de arquivo composto; como uma série de documentos de arquivo simples relacionados, um para cada componente do documento composto. 3.5.5 O SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos e arquivos à medida que forem sendo adotados pelo órgão ou entidade. O 3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão A gestão arquivística de documentos digitais prevê o estabelecimento de três domínios dentro do ambiente eletrônico, a saber: espaço individual, espaço do grupo e espaço geral. O espaço individual corresponde ao espaço designado a cada funcionário. O espaço do grupo corresponde ao espaço designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitê etc. O espaço geral corresponde ao serviço de protocolo e arquivos do órgão ou entidade. Sua principal característica é que uma vez ali, o documento não poderá mais ser alterado. As regras estabelecidas pelo sistema de gestão arquivística de documentos definem em que espaços os documentos podem ser: produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados; o espaço no qual os metadados serão incluídos; os direitos de acesso em cada espaço e a maneira pela qual os documentos tramitarão dentro e fora do órgão ou entidade. Uma vez capturados no espaço geral, os documentos e seus metadados têm que ser mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações deliberadas ou acidentais. O conteúdo, o contexto e a forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao longo de todo seu ciclo de vida, a fim de preservar a sua autenticidade. Referência Requisito Obrig 3.6.1 Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer três domínios para o controle dos procedimentos de gestão: espaço individual, espaço de grupo e espaço geral. O 3.6.2 Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras estabelecidas pelo sistema de gestão arquivística de documentos nos três espaços. O Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 67
3.6.3 Um SIGAD tem que impedir que o conteúdo de um documento seja alterado por usuários e Administradores, exceto nos casos em que a alteração fizer parte do processo documental, conforme tratado na seção 6.10 – Alterar, apagar e truncar. 3.6.4 Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento incompleto ou inconsistente de uma forma que venha a comprometer sua futura autenticidade. Exemplo: uma correspondência sem assinatura digital válida ou uma fatura de fornecedor não identificado. 3.6.5 Um SIGAD deve poder emitir um aviso, no caso de se tentar capturar um documento em que a futura verificação de sua autenticidade não for viável. O AD AD Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 68
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