e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

grau de completeza requerido tanto pelo próprio órgão ou entidade como pelo sistema
jurídico.
d) Autenticidade:
Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, independente de se
tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo
de corrupção. Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da produção, a
autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia.
Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido
e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua
produção. Assim, um documento não completamente confiável, mas transmitido e
preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, é autêntico.
Exigência: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos, o programa de
gestão arquivística tem que garantir sua identidade 14 e integridade 15 . Para tanto deve
implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a
manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, garantindo que
os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação
indevidos.
e) Acessibilidade:
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado,
apresentado e interpretado.
Exigência: para assegurar a acessibilidade, o programa de gestão arquivística deve
garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e
de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar qualquer documento, em
qualquer tempo e de apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua
criação.
5.2 Metodologia do programa de gestão
A metodologia do planejamento e da implantação de um programa de gestão arquivística
de documentos estabelece oito passos que não são lineares, isto é, podem ser
desenvolvidos em diferentes estágios, interativamente, parcialmente ou gradualmente,
de acordo com as necessidades do órgão ou entidade. A metodologia prevê, ainda, ciclos
de aplicação, sendo que as tarefas previstas do passo C ao passo H, devem ser realizadas
periodicamente.
Os oito passos acima referidos são:
a) Levantamento preliminar
Consiste em identificar e registrar atos normativos, legislação, regimento e regulamento.
14 Refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivístico e o distinguem dos demais. Tais
atributos se constituem nos elementos intrínsecos da forma documental e nas anotações.
15 Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum
tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 22