e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

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1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados................................................................................. 53 1.6 Gerenciamento de documento e processos/dossiês arquivísticos convencionais, híbridos ............... 54 2 Tramitação e fluxo de trabalho ........................................................................ 56 2.1 Controle do fluxo de trabalho............................................................................................................ 56 2.2 Controle de versões e do status do documento .................................................................................. 59 3 Captura ........................................................................................................ 60 3.1 Captura: procedimentos gerais.......................................................................................................... 60 3.2 Captura em lote.................................................................................................................................. 64 3.3 Captura de mensagens de correio eletrônico .................................................................................... 64 3.4 Captura de documentos convencionais ou híbridos........................................................................... 65 3.5 Formato de arquivo e estrutura dos documentos a serem capturados .............................................. 66 3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão ............................................................................................ 67 4 Avaliação e Destinação ................................................................................... 69 4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos........................................... 69 4.2 Aplicação da tabela de temporalidade e destinação de documentos................................................. 71 4.3 Exportação de documentos ................................................................................................................ 72 4.4 Eliminação ......................................................................................................................................... 74 4.5 Avaliação e destinação de documentos arquivísticos convencionais e híbridos ............................... 75 5 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos ........................................ 77 5.2 Pesquisa e localização....................................................................................................................... 77 5.3 Apresentação: visualização, impressão, emissão de som .................................................................. 79 6 Segurança..................................................................................................... 82 6.1 Cópias de segurança.......................................................................................................................... 82 6.2 Controle de acesso............................................................................................................................. 83 6.3 Classificação da informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso à informação sensível 86 6.4 Trilhas de Auditoria........................................................................................................................... 88 6.5 Assinaturas Digitais........................................................................................................................... 90 6.6 Criptografia ....................................................................................................................................... 91 6.7 Marcas d'água Digitais...................................................................................................................... 92 6.8 Acompanhamento de Transferência................................................................................................... 93 6.9 Autoproteção...................................................................................................................................... 93 6.10 Alterar, Apagar e Truncar Documentos Arquivísticos Digitais......................................................... 94 7 Armazenamento ............................................................................................ 97 7.1 Durabilidade...................................................................................................................................... 97 7.2 Capacidade ........................................................................................................................................ 98 7.3 Efetividade de armazenamento .......................................................................................................... 99 8 Preservação ................................................................................................ 101 8.1 Aspectos físicos ................................................................................................................................ 103 8.2 Aspectos lógicos............................................................................................................................... 103 8.3 Aspectos gerais ................................................................................................................................ 104 9 Funções Administrativas ............................................................................... 105 10 Conformidade com a legislação e regulamentações .......................................... 106 11 Usabilidade ................................................................................................. 107 12 Interoperabilidade........................................................................................ 111 13 Disponibilidade ............................................................................................ 112 14 Desempenho e escalabilidade ........................................................................ 113 METADADOS ................................................................................................115 ANEXO 1 - GLOSSÁRIO ................................................................................116 REFERÊNCIAS ..............................................................................................131 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 3
Introdução Neste documento é apresentado um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil - que foi elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos no período de 2004 a 2006. Esse trabalho foi desenvolvido considerando a existência de um importante legado de documentos em formato digital, cujas características vem sendo tratadas por especialistas de diversas áreas entre as quais arquivologia e tecnologia da informação. Esses especialistas conceituam o documento arquivístico e o documento arquivístico digital para poderem analisar e proporem soluções que enfrentem o desafio trazido por este formato. Inicialmente, é importante explicitar as definições de documento arquivístico e documento arquivístico digital estabelecidas pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE. Essas definições, assim como outros conceitos utilizados, encontramse no glossário. O que é documento arquivístico? É um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. O que é documento arquivístico digital? É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. O que é documento arquivístico convencional? É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital. Além disso, foram levados em consideração os fundamentos da diplomática 1 , da arquivologia, especialmente da gestão de documentos, e da tecnologia da informação para fornecer um conjunto de requisitos que seja amplo, rigoroso e de qualidade. 1 Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da confiabilidade e autenticidade dos documentos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 4
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Tramitação Curso do documento des
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