e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Sumário
INTRODUÇÃO ..................................................................................................4
1 Objetivos ........................................................................................................ 8
2 Âmbito e utilização:.......................................................................................... 8
3 Limites da especificação: .................................................................................. 9
4 Normas e outras orientações de referência;....................................................... 10
4.1 Normas: ............................................................................................................................................. 10
4.2 Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos................................................................................. 10
4.3 Modelos de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos............ 10
4.4 Orientações para gestão e preservação de documentos digitais ....................................................... 11
5 Organização da especificação: ......................................................................... 11
PARTE I - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ...................................14
1 considerações iniciais ..................................................................................... 14
2 O que é gestão arquivística de documentos ....................................................... 15
3 Definição da política arquivística ...................................................................... 17
4 Designação de responsabilidades ..................................................................... 18
5 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos ... 19
5.1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos. .................... 20
5.2 Metodologia do programa de gestão ................................................................................................. 22
5.3 Suspensão ou extinção do SIGAD...................................................................................................... 27
6 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de
documentos digitais e convencionais ................................................................ 27
6.1 Captura .............................................................................................................................................. 27
1.1.1 Registro.............................................................................................................................................. 28
1.1.2 Classificação...................................................................................................................................... 30
1.1.3 Indexação........................................................................................................................................... 30
1.1.4 Atribuição de restrição de acesso ...................................................................................................... 31
1.1.5 Arquivamento..................................................................................................................................... 31
6.2 Avaliação, Temporalidade e Destinação ........................................................................................... 32
6.3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos ..................................................................... 34
6.4 Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de segurança ..................................... 35
6.5 Armazenamento.................................................................................................................................. 37
6.6 Preservação ....................................................................................................................................... 39
7 Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos............................. 40
7.1 Plano de Classificação e Código de Classificação............................................................................ 41
7.2 Tabela de temporalidade e destinação............................................................................................... 41
7.3 Manual de Gestão Arquivística de Documentos ................................................................................ 42
7.4 Esquema de classificação de acesso e segurança.............................................................................. 43
7.5 Glossário............................................................................................................................................ 43
7.6 Vocabulário controlado e Tesauro .................................................................................................... 43
PARTE II - ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS
INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) ...45
ASPECTOS DE FUNCIONALIDADE...................................................................46
1 Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e manutenção dos
documentos .................................................................................................. 46
1.1 Configuração e Administração do Plano de Classificação no SIGAD.............................................. 48
1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento ............................................................... 50
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos ............................................................................................... 51
1.4 Requisitos adicionais para o gerenciamento de processos................................................................ 52
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 2