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Gestão arquivística de documentos
1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Após a Segunda Guerra Mundial, a tecnologia do computador extrapolou os limites do uso
militar, e começou uma expansão pelas instituições públicas e privadas dos países do
capitalismo central. Até a década de 1970 o uso do computador era limitado aos
especialistas devido à necessidade de domínio de estruturas complexas de hardware
(componentes físicos do sistema computacional) e de software (programas). Eram os
tempos do CPD (Centro de Processamento de Dados), cujos profissionais atuavam
completamente separados do resto da instituição.
Os anos de 1980 trouxeram duas grandes novidades: os computadores pessoais e as
redes de trabalho. Os primeiros marcaram o início da descentralização das atividades
informatizadas. O desenvolvimento de programas amigáveis e custos baixos da
tecnologia levaram à disseminação do uso dos microcomputadores. Tal disseminação foi
potencializada com o advento da tecnologia de rede, a qual evoluiu rapidamente das
redes locais (Local Area Network – LAN) para as metropolitanas, nacionais e globais,
sendo a Internet a maior delas.
O avanço da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC), ocorrido a partir dos anos
de 1990, muda radicalmente os mecanismos de registro e de comunicação da informação
nas instituições públicas e privadas. Os documentos gerados no decorrer das atividades
dessas instituições, até então em meio convencional, assumem novas características, isto
é, passam a ser gerados em ambientes eletrônicos, armazenados em suportes
magnéticos e ópticos, em formato digital, e deixam de ser apenas entidades físicas para
se tornarem entidades lógicas. Além disso, o gerenciamento dos documentos, tanto
digitais como os convencionais, começa a ser feito por meio de sistema informatizado
conhecido como Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED.
Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens na produção, transmissão,
armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretaram alguns problemas. A facilidade
de criar e transmitir documentos traz como conseqüência a informalidade na linguagem,
nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas.
A facilidade de acesso pode acarretar intervenções não autorizadas que podem resultar
na adulteração ou perda dos documentos. A rápida obsolescência tecnológica (software,
hardware e formatos) e a degradação das mídias digitais dificultam a preservação de
longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contínua. Os problemas em questão
tornam necessária a adoção de medidas preventivas para minimizá-los.
Considerando-se que os documentos arquivísticos se constituem, primeiramente, em
instrumentos fundamentais para a tomada de decisões e para a prestação de contas de
um órgão ou entidade e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de
direitos aos cidadãos e testemunhos de ação, faz-se necessária a adoção de
procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade
desses documentos bem como seu acesso contínuo. Isso só é possível por meio da
implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.
A partir dos documentos digitais, a gestão arquivística de documentos tornou-se o
principal foco de estudo da comunidade arquivística internacional. Nos últimos anos,
projetos desenvolvidos nos Estados Unidos, Canadá, Europa e Austrália resultaram na
revisão de conceitos arquivísticos, na definição de diretrizes de gestão e na especificação
de requisitos funcionais e metadados para sistemas de gestão arquivística de
documentos.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 14