e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

A gestão arquivística de documentos compreende a responsabilidade dos órgãos
produtores e das instituições arquivísticas 5 em assegurar que a documentação produzida
seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam
devidamente recolhidos às instituições arquivísticas.
A partir da década de 1950, o conceito de gestão arquivística de documentos foi
estabelecido nos Estados Unidos com o objetivo de racionalizar a produção documental,
facilitar o seu acesso e regular a sua eliminação ou guarda permanente.
No Brasil, a gestão arquivística de documentos ganhou amparo legal a partir da Lei nº
8.159, de 8 de janeiro de 1991 – Lei de Arquivos - e do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, que regulamenta a gestão de documentos para a Administração Pública Federal.
O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela Lei nº 8.159, de 1991, tem por finalidade
definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa,
visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo 6 . É um
órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por um Plenário, Câmaras
Técnicas, Câmaras Setoriais e Comissões Especiais. Do Plenário participam o diretor-geral
do Arquivo Nacional, representantes dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário
federais, do Arquivo Nacional, dos arquivos públicos estaduais e do Distrito Federal, dos
arquivos municipais, das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia,
representantes das associações de arquivistas e das instituições profissionais que atuam
nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
O Sistema Nacional de Arquivos – SINAR - tem o CONARQ como órgão central e é
composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário federais e pelos arquivos estaduais, do Distrito Federal e municipais. Podem
ainda integrar o SINAR as pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de
arquivos, mediante acordo com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a
política nacional de arquivos públicos e privados, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas pelo CONARQ, promovendo a gestão, a preservação e o acesso às
informações e aos documentos na esfera de competência dos integrantes do SINAR. 7
É, pois no âmbito do CONARQ, que a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE
redigiu e elaborou o “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil”.
2 O QUE É GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou
entidade, independente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas,
funções, procedimentos e decisões. Nesse sentido, constituem-se em documentos
arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o
controle social das informações;
Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
5 Entende-se por instituição arquivística aquela que tem como finalidade a guarda, a preservação, o
acesso e a divulgação de documentos arquivísticos, ainda que integrando bibliotecas, museus e
centros de documentação.
6 Conforme art. 1º do decreto nº 4.073, de 2002.
7 Conforme arts. nº 10 a nº 13 do decreto nº 4.073, de 2002.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 15