e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

egistro do processo, atribuindo-lhe um número único. Esse número é formado a partir de
parâmetros estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e integridade.
Neste sentido, deve-se seguir as recomendações e normas específicas existentes para a
utilização dos serviços de protocolo nas diversas esferas e âmbitos da administração
pública, que regulamentam o registro, a autuação e outros procedimentos relativos aos
processos e outros documentos oficiais.
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios:
número identificador atribuído pelo sistema;
data e hora do registro;
título ou descrição abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeia
um documento arquivístico.;
produtor: nome da pessoa física ou jurídica responsável pela criação do
documento arquivístico;
autor: nome da pessoa física autoridade e capacidade para emitir o documento ou
em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido;
redator: nome da pessoa física responsável pela redação do documento;
originador: identificação da pessoa física ou jurídica designada no endereço
eletrônico ou login no qual o documento é gerado ou enviado.
O registro pode incluir informações descritivas mais detalhadas sobre o documento e
sobre outros documentos a ele relacionados, tais como:
data de produção;
data e hora da transmissão e recebimento;
destinatário (com identificação do cargo): organização ou pessoa para quem o
documento foi dirigido;
espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais
por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto,
memorando, ofício, planta, relatório;
classificação de acordo com o código de classificação 16 ;
associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de
registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação;
formato, software e versão e sob a qual o documento foi produzido ou no qual foi
capturado;
máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento;
restrição de acesso 17 ;
descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexação e tesauro, designa um
conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados;
16 Ver 6.1.2 - Classificação
17 Ver 6.1.4 – Atribuição de restrição de acesso
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