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Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de
classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação,
armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio
e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos
arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em
movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de
dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
A partir dessas definições podemos tecer as seguintes considerações:
Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação existentes no
órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão arquivística de documentos,
biblioteca, centro de documentação, serviço de comunicação entre outros;
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o
faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma
inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso,
diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de
ciclo de vida 2 dos documentos;
Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e
como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política
arquivística no órgão ou entidade.
Requisitos arquivísticos que caracterizam um SIGAD:
● captura, armazenamento, indexação e recuperação de
todos os tipos de documentos arquivísticos;
● captura, armazenamento, indexação e recuperação de
todos os componentes digitais do documento arquivístico
como uma unidade complexa 3 ;
● gestão dos documentos a partir do plano de classificação
para manter a relação orgânica entre os documentos;
● implementação de metadados associados aos documentos
para descrever os contextos desses mesmos documentos
(jurídico-administrativo, de proveniência, de
procedimentos, documental e tecnológico) 4 ;
2 O ciclo de vida dos documentos se refere às sucessivas etapas pelas quais passam os
documentos: produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda
permanente ou eliminação).
3 Um documento arquivístico digital pode ser constituído por vários componentes digitais, como por
exemplo, um relatório acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenados em diversos
arquivos digitais. Além disso, há que se considerar a relação orgânica dos documentos
arquivísticos.
4 Ver Glossário.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 7