e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

assunto do documento: palavras-chave ou termos compostos que representem
corretamente o conteúdo do documento;
datas associadas com as transações registradas no documento;
documentação anexada.
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos
documentos, podendo ser feita de forma manual ou automática.
1.1.4 Atribuição de restrição de acesso
Os documentos também devem ser analisados com relação às precauções de segurança,
ou seja, se são considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a cada documento.
Os documentos que dizem respeito à segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da
honra e da imagem das pessoas estarão sujeitos às restrições de acesso, conforme
legislação em vigor.
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema
de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os
seguintes passos:
identificar a ação ou atividade que o documento registra;
identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence;
verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo;
atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento;
registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no sistema de gestão
arquivística de documentos.
1.1.5 Arquivamento
Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente
classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão
ou entidade, utilizando métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam
facilmente localizados e manuseados.
No sistema de gestão arquivística de documentos em papel, o documento é arquivado
quando colocado, juntamente com outros a ele relacionados, dentro de uma pasta ou
arquivo que contém um título, ordenados conforme critérios previamente estipulados.
Esse agrupamento conecta o documento aos demais documentos sobre o mesmo
assunto, função ou atividade.
Um sistema de gestão arquivística de documentos em papel deverá controlar os títulos
das pastas. Colocar um documento em uma pasta é um processo consciente de
determinar a classificação daquele documento e arquivá-lo em uma seqüência prédefinida.
Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados
seqüencialmente como medida de segurança. As condições de acesso e a destinação
podem ser controladas por mecanismos pré-definidos.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 31