e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Referência Requisito Obrig
3.1.21 No caso de documentos ou dossiês/processos constituídos por O
mais de um objeto digital, o SIGAD tem que:
tratar o documento como uma unidade indivisível,
assegurando a relação entre os objetos digitais;
preservar a integridade do documento, mantendo a relação
entre os objetos digitais;
garantir a integridade do documento quando da recuperação,
visualização e gestão posteriores;
gerenciar a destinação de todos os objetos digitais que
compõem o documento como uma unidade indivisível.
3.1.22 Um SIGAD tem que emitir um aviso caso o usuário tente
registrar um documento que já tenha sido registrado no mesmo
dossiê/processo.
O
3.2 Captura em lote
Referência Requisito Obrig
3.2.1 Um SIGAD tem que proporcionar a captura em lote de
documentos gerados por outros sistemas. Esse procedimento
tem que:
permitir importação de transações predefinidas de arquivos
em lote;
O
registrar automaticamente cada um dos documentos
importados contidos no lote;
permitir e controlar a edição do registro dos documentos
importados;
validar a integridade dos metadados.
Exemplos de lote de documento podem ser: mensagens de
correio eletrônico, correspondência digitalizada por meio de
escâner, documentos provenientes de um departamento, de um
grupo ou indivíduo, transações de aplicações de um computador
ou ainda documentos oriundos de um sistema de gestão de
documentos.
3.3 Captura de mensagens de correio eletrônico
O correio eletrônico é um sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens
eletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores. As
características do correio eletrônico podem dificultar o seu gerenciamento. Assim, um
SIGAD tem que permitir controles de gestão para:
capturar todas as mensagens e anexos emitidos e recebidos;
dotar os usuários da capacidade de capturar apenas mensagens e anexos
previamente selecionados.
Obs: este último procedimento requer que os usuários avaliem a pertinência e a
importância dos itens, bem como o risco de não os capturar.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 64