e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Referência Requisito Obrig
4.2.6 Um SIGAD deve prever, em determinados casos, dispositivo de
aviso antes do início da execução de uma ação de destinação.
Por exemplo, aviso ao administrador caso um documento
arquivístico possua um determinado nível de segurança.
AD
4.2.7 Um SIGAD tem que restringir as funções de destinação a
usuários autorizados.
4.2.8 Quando um administrador transfere documentos ou
dossiês/processos de uma classe para outra, em virtude de uma
reclassificação, o SIGAD tem que adotar automaticamente a
temporalidade e a destinação vigentes na nova classe.
4.2.9 Quando um documento digital (objeto digital) estiver associado
a mais de um dossiê ou processo, e tiver prazos de guarda
diferentes associados a ele, o SIGAD tem que automaticamente
verificar todos os prazos de guarda e destinações previstas para
esse documento e garantir que o mesmo seja mantido em cada
dossiê/processo pelo tempo definido na tabela de temporalidade
e destinação de documentos, de forma que:
a remoção de um documento de um dossiê/processo não
prejudique a manutenção desse mesmo documento em outro
dossiê/processo, até que todas as referências desse
documento tenham atingido o prazo de guarda previsto;
a manutenção de um documento em um dossiê/processo por
prazo mais longo não obrigue a permanência desse mesmo
documento em outro dossiê/processo de prazo mais curto.
Nesse caso o registro do documento com prazo mais curto tem
que ser removido, mas o documento é mantido no SIGAD.
Quando um documento digital estiver associado a mais de um
dossiê ou processo, o SIGAD deverá criar um registro para cada
referência desse documento. Cada registro estará vinculado ao
mesmo objeto digital.
No momento da eliminação, o objeto digital não poderá ser
eliminado sem antes se verificar a temporalidade de todas as
referências associadas a ele. O objeto digital só poderá ser
eliminado quando os prazos de guarda de todas as referências
tiverem sido cumpridos. Antes disso, só se pode fazer a
eliminação de cada registro individualmente.
O
O
O
4.3 Exportação de documentos
Um SIGAD deve ter capacidade de exportar documentos para apoiar as ações de
transferência e recolhimento de documentos, ou ainda para realizar uma migração ou
enviar uma cópia para outro local ou sistema.
Em alguns casos os documentos serão eliminados do SIGAD após a exportação; em
outros, serão mantidos. Em todos os casos, é absolutamente necessário que as ações
sejam executadas de maneira controlada, fazendo-se registro nos metadados e na trilha
de auditoria e verificando-se os documentos relacionados.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 72