e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

O objetivo deste primeiro passo é gerar o conhecimento necessário sobre a missão, a
estrutura organizacional e o contexto jurídico-administrativo no qual o órgão ou entidade
opera, de forma que possa identificar as exigências para produzir e manter documentos.
O levantamento preliminar também implica numa apreciação geral dos pontos fortes e
fracos das práticas de gestão de documentos existentes no órgão ou entidade. Essa
apreciação representa a base para a definição do escopo do programa de gestão.
Este passo é fundamental para a definição de quais documentos devem ser produzidos e
capturados, bem como para a elaboração do plano de classificação e da tabela de
temporalidade e destinação, que devem ter como base as funções e atividades
desenvolvidas pelo órgão ou entidade.
b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos
produzidos
Consiste em identificar, documentar e classificar cada função e atividade, bem como
identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos.
O objetivo deste passo é desenvolver um modelo conceitual sobre o que o órgão ou
entidade faz e como faz, demonstrando como os documentos se relacionam com a
missão e as atividades. O modelo subsidiará a definição dos procedimentos de produção,
captura, controle, armazenamento, acesso e destinação dos documentos. Essa definição
é particularmente importante em ambientes eletrônicos, onde os documentos adequados
não serão capturados e mantidos caso o sistema não seja projetado para tal.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
esquema de classificação das funções e atividades;
mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais documentos são
produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas.
A análise das funções e atividades fornece a base para desenvolver ferramentas de
gestão arquivística de documentos, que podem incluir:
tesauro e vocabulário controlado para identificar e indexar documentos de uma
atividade específica;
código de classificação para contextualizar os documentos produzidos e recebidos;
tabela de temporalidade e destinação que define os prazos de guarda e as ações
de destinação dos documentos.
c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de
documentos
Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a forma
documental que melhor satisfaça cada função ou atividade desempenhada, e definir
quem está autorizado a produzir cada documento. Essas exigências devem tomar por
base a legislação vigente, as normas internas e os riscos decorrentes da falta de registro
de uma atividade em documento arquivístico.
O objetivo deste passo é assegurar que somente os documentos realmente necessários
sejam produzidos, que sua produção seja obrigatória e que sejam feitos de forma
completa e correta.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
lista das exigências a serem cumpridas para a produção e manutenção de
documentos;
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 23