e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

5.3 Suspensão ou extinção do SIGAD
Quando um SIGAD é suspenso ou extinto, este deve ficar acessível para consulta e novos
documentos não devem ser incluídos. Quanto aos documentos já inseridos, poderão ser
removidos de acordo com as diretrizes de destinação ou transferidos para outros
sistemas.
O processo de suspensão ou extinção de SIGAD deve ser documentado, incluindo planos
de conversão ou mapeamento dos dados, pois essas informações detalhadas serão
necessárias à verificação de autenticidade e manutenção da acessibilidade dos
documentos contidos no sistema suspenso ou extinto.
6 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DO SISTEMA DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS
6.1 Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico,
incorporando-o ao sistema de gestão arquivística, por meio das seguintes ações:
registro;
classificação;
indexação;
atribuição de restrição de acesso;
arquivamento.
Os objetivos da captura são:
identificar o documento como documento arquivístico;
demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística, quando
passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado,
como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou
diretório, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a
captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou
identificado.
Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e
então capturado automaticamente no momento do registro, como pode ser produzido
fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de registro, a
captura pode prever a introdução de outros metadados tais como: data e hora da criação,
da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do
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