e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

iscos podem ser minimizados por um planejamento cuidadoso e pela documentação dos
processos de implementação.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
regulamentação das políticas, diretrizes e procedimentos, por meio de normas e
manuais;
material de treinamento;
documentação dos processos de conversão e migração dos sistemas;
relatórios sobre avaliação de desempenho do sistema de gestão arquivística de
documentos.
h) Monitoramento e ajustes
Consiste em recolher, de forma sistemática, informação sobre o desempenho do sistema
de gestão arquivística de documentos.
O desempenho é medido avaliando se os documentos estão sendo produzidos e
organizados de acordo com as necessidades do órgão ou entidade e se estão relacionados
apropriadamente aos processos dos quais fazem parte.
O objetivo deste passo é avaliar o desempenho do sistema, detectar possíveis
deficiências e fazer os ajustes necessários.
Este passo envolve:
entrevistas com a administração, equipe e outros parceiros;
aplicação de questionários para medir o desempenho do sistema de gestão
arquivística de documentos;
exame da documentação (manuais de procedimentos, material de treinamento)
desenvolvida durante a implementação do sistema de gestão arquivística de
documentos;
observação, análise e auditoria das informações e dos procedimentos
implementados.
O monitoramento garantirá o retorno contínuo dos investimentos no programa de gestão
arquivística de documentos, além de fornecer informação objetiva sobre a capacidade do
órgão ou entidade em produzir e gerenciar documentos arquivísticos apropriados,
garantindo o armazenamento dos mesmos de maneira segura.
O monitoramento minimizará o grau de exposição a riscos por falha do sistema de gestão
arquivística de documentos. Além disso, antecipará a identificação de mudanças
significativas nas exigências para a produção e manutenção de documentos arquivísticos,
bem como a necessidade de um novo ciclo de desenvolvimento do programa de gestão.
Os produtos resultantes deste passo podem incluir:
desenvolvimento e aplicação de uma metodologia para avaliar objetivamente o
sistema de gestão arquivística de documentos;
documentação do desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos;
relatório para a administração com conclusões e recomendações.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 26