e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Os requisitos desta seção referem-se à utilização de volumes para subdividir
dossiês/processos.
Referência Requisito Obrig
1.5.1 Um SIGAD deve ser capaz de gerenciar volumes para subdividir
dossiês/processos, fazendo distinção entre dossiês/processos e
volumes.
AD
1.5.2 Um SIGAD deve permitir a associação de metadados aos
volumes e deve restringir a inclusão e a alteração desses
mesmos metadados somente a usuários autorizados.
1.5.3 Um SIGAD tem que permitir que um volume herde
automaticamente do dossiê/processo ao qual pertence,
determinados metadados pré-definidos, como por exemplo,
procedência, classes e temporalidade.
1.5.4 Um SIGAD tem que permitir a abertura de volumes a qualquer
dossiê/processo que não esteja encerrado.
1.5.5 Um SIGAD deve permitir o registro de metadados
correspondentes as datas de abertura e de encerramento de
volumes.
1.5.6 Um SIGAD tem que assegurar que um volume somente conterá
documentos. Não é permitido que um volume contenha outro
volume ou um outro dossiê/processo.
1.5.7 Um SIGAD tem que permitir que um volume seja encerrado
através de procedimentos regulamentares e somente por
usuários autorizados.
1.5.8 Um SIGAD tem que assegurar que, ao abrir um novo volume, o
volume precedente seja automaticamente encerrado.
Apenas o volume produzido mais recentemente pode estar
aberto, todos os outros volumes existentes nesse
dossiê/processo têm que estar fechados.
1.5.9 Um SIGAD tem que impedir a reabertura de um volume já
encerrado para acréscimo de documentos.
AD
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AD
O
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1.6 Gerenciamento de documento e processos/dossiês arquivísticos
convencionais, híbridos
O arquivo de uma organização pode conter documentos ou dossiês/processos digitais e
convencionais. Um SIGAD deve registrar os documentos ou dossiês/processos
convencionais, que devem ser classificados com base no mesmo plano de classificação
usado para os digitais e deve ainda possibilitar a gestão de documentos ou
dossiês/processos híbridos. Os documentos ou dossiês/processos híbridos são formados
por uma parte digital e uma parte convencional.
Referência Requisito Obrig
1.6.1 Um SIGAD tem que capturar documentos ou dossiês/processos
convencionais e gerenciá-los da mesma forma que os digitais.
Para conceito de captura veja item 3.
O
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 54