e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia de um órgão ou entidade
diferente da que os produziu, a organização responsável pela custódia tem a obrigação
de mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua destinação final,
preservação e acesso. Todas essas obrigações devem estar formalizadas em um contrato
firmado entre o órgão ou entidade que produziu os documentos e o responsável pela sua
custódia.
Recolhimento
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com a
jurisdição arquivística a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua identificação e controle, segundo a
legislação vigente 20 .
Os procedimentos de transferência e recolhimento de arquivos digitais para instituição
arquivística que implicam na transposição desses documentos de um SIGAD para outro
sistema informatizado, deverão adotar algumas providências no que diz respeito a:
compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas pela
instituição arquivística recebedora;
documentação técnica necessária para interpretar o documento digital
(processamento e estrutura dos dados);
instrumento descritivo que inclua os metadados atribuídos aos documentos
digitais e informações que possibilitem a presunção de autenticidade dos
documentos recolhidos à instituição arquivística;
informações sobre as migrações realizadas no órgão produtor.
6.3 Pesquisa, localização e apresentação dos documentos
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever funções de recuperação e
acesso aos documentos arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a
satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à transparência do órgão ou
entidade. A recuperação inclui a pesquisa, a localização e a apresentação dos
documentos.
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em exibi-los por meio de um ou
mais dispositivos de apresentação, tais como monitor de vídeo, impressora, caixa de som
etc. No âmbito do sistema de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por
meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, catálogos, repertórios e
índices. Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros pré-definidos,
selecionados dentre as informações coletadas no momento do registro do documento e
dentre os metadados a ele associados.
Todos os recursos de pesquisa, localização e apresentação de documentos têm que ser
submetidos a controles de acesso e segurança, os quais serão especificados a seguir.
20 Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e Resolução do CONARQ nº 2 do CONARQ, de 1995.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 34