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definição e identificação de todos os documentos arquivísticos produzidos, incluindo a distinção dos documentos não arquivísticos, como documentos pessoais, cópias extras, publicações, entre outros; classificação dos documentos de acordo com a atividade desenvolvida; classificação dos documentos quanto à segurança, sigilo e sua desclassificação; estabelecimento da forma documental no que diz respeito a logomarca, título, numeração, local, data, origem, destinatário, assunto, anexos, normas de redação, formas de tratamento, assinatura, regras de digitação, rubrica, autenticação (selo, carimbo, carimbo de tempo, assinatura digital) etc; procedimentos para captura, registro, autuação, recebimento, tramitação, distribuição, expedição e reprodução dos documentos; procedimentos para a implementação do plano de classificação, da tabela de temporalidade e destinação e da destinação dos documentos. 7.4 Esquema de classificação de acesso e segurança O esquema de classificação de acesso e segurança é a definição das categorias de usuários e as permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística de documentos para criação, leitura, atualização e eliminação dos documentos. O órgão ou entidade deve controlar quem está autorizado a ter acesso aos documentos arquivísticos e em que circunstâncias este é permitido, dado que os documentos podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível. É igualmente necessário aplicar as restrições de acesso a usuários externos, de acordo com a legislação vigente. 7.5 Glossário Um glossário é um vocabulário afeito a uma área específica do conhecimento, que envolve definições conceituais, dispostas em ordem alfabética. Num glossário os termos não guardam relações entre si. Um glossário pode estar anexo ao plano de classificação e à tabela de temporalidade e destinação, bem como ao manual de gestão. 7.6 Vocabulário controlado e Tesauro A indexação dos documentos pode ser limitada à terminologia estabelecida no plano de classificação ou a outros controles adequados à complexidade dos documentos do órgão ou entidade, como tesauro ou vocabulário controlado. Vocabulário controlado é um conjunto normalizado de termos que serve à indexação e a recuperação da informação. Permite controlar a terminologia utilizada na indexação, estabelecendo os termos aceitos pelo órgão ou entidade e controlando o uso de sinônimos, homônimos, abreviaturas e acrônimos. O significado dos termos não é definido, mas apenas algumas relações entre eles, como, por exemplo, relação entre sinônimos. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 43
Um tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência, que cobre uma área específica do conhecimento. Em um tesauro o significado do termo e as relações hierárquicas com outros termos são explicitados. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 44
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