e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

4 AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
Os requisitos desta seção referem-se aos procedimentos de avaliação e destinação dos
documentos gerenciados pelo SIGAD.
No contexto de um SIGAD, a avaliação dos documentos refere-se à aplicação da tabela
de temporalidade e destinação de documentos. Essa tabela define o prazo pelo qual os
documentos têm que ser mantidos em um SIGAD e a destinação dos mesmos após esse
prazo, ou seja, recolhimento ou eliminação.
Para cumprir a destinação prevista na tabela de temporalidade e destinação, um
documento deve ser exportado do SIGAD. Além disso, um SIGAD pode exportar
documentos para outro sistema por outras razões.
Esta seção estabelece requisitos para a configuração da tabela de temporalidade e
destinação de documentos no SIGAD, para a aplicação da tabela de temporalidade e
destinação no SIGAD e para exportação e eliminação de documentos de um SIGAD.
4.1 Configuração da tabela de temporalidade e destinação de documentos
Estes requisitos referem-se à criação e manutenção de tabelas de temporalidade em um
SIGAD.
Referência Requisito Obrig
4.1.1 Um SIGAD tem que prover funcionalidades para definição e
manutenção de tabela de temporalidade e destinação de
documentos, associada ao plano de classificação do órgão ou
entidade.
O
4.1.2 Um SIGAD tem que associar, automaticamente, ao
dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em
que o documento foi inserido.
4.1.3 Um SIGAD tem que manter tabela de temporalidade e
destinação de documentos com as seguintes informações:
identificador do órgão ou entidade;
identificador da classe;
prazo de guarda na fase corrente;
prazo de guarda na fase intermediária;
destinação final;
observações;
evento que determina o início da contagem do prazo de
retenção na fase corrente e na fase intermediária.
A tabela de temporalidade e destinação de documentos dos
integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e
O
O
40 A Resolução do CONARQ nº 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a versão revisada e ampliada
da Resolução do CONARQ nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre a classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da
administração pública. Esse instrumento também orienta a elaboração de código de classificação e
tabela de temporalidade e destinação de documentos para as atividades finalísticas.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 69