e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional
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Referência Requisito Obrig<br />
3.5.3 Um SIGAD tem que capturar documentos que se apresentam O<br />
com as seguintes estruturas:<br />
simples: texto, imagens, mensagens de correio eletrônico,<br />
slides digitais, som.<br />
composta: mensagens de correio eletrônico com anexos,<br />
páginas web, publicações eletrônicas, bases de dados.<br />
3.5.4 Um SIGAD deve permitir que um documento composto seja AD<br />
capturado de qualquer uma das duas formas seguintes:<br />
como um único documento de arquivo composto;<br />
como uma série de documentos de arquivo simples<br />
relacionados, um para cada componente do documento<br />
composto.<br />
3.5.5 O SIGAD tem que ser capaz de incluir novos formatos e<br />
arquivos à medida que forem sendo adotados pelo órgão ou<br />
entidade.<br />
O<br />
3.6 Estrutura dos procedimentos de gestão<br />
A gestão arquivística de documentos digitais prevê o estabelecimento de três domínios<br />
dentro do ambiente eletrônico, a saber: espaço individual, espaço do grupo e espaço<br />
geral. O espaço individual corresponde ao espaço designado a cada funcionário. O espaço<br />
do grupo corresponde ao espaço designado a cada grupo de trabalho, equipe, comitê etc.<br />
O espaço geral corresponde ao serviço de protocolo e arquivos do órgão ou entidade. Sua<br />
principal característica é que uma vez ali, o documento não poderá mais ser alterado.<br />
As regras estabelecidas pelo sistema de gestão arquivística de documentos definem em<br />
que espaços os documentos podem ser:<br />
<br />
<br />
<br />
produzidos, recebidos, alterados, capturados (registrados, classificados, indexados<br />
e arquivados ou encaminhados), armazenados e eliminados;<br />
o espaço no qual os metadados serão incluídos;<br />
os direitos de acesso em cada espaço e a maneira pela qual os documentos<br />
tramitarão dentro e fora do órgão ou entidade.<br />
Uma vez capturados no espaço geral, os documentos e seus metadados têm que ser<br />
mantidos em versão definitiva e protegidos contra alterações deliberadas ou acidentais. O<br />
conteúdo, o contexto e a forma dos documentos capturados devem ser mantidos ao<br />
longo de todo seu ciclo de vida, a fim de preservar a sua autenticidade.<br />
Referência Requisito Obrig<br />
3.6.1 Um SIGAD tem que ser capaz de reconhecer três domínios para<br />
o controle dos procedimentos de gestão: espaço individual,<br />
espaço de grupo e espaço geral.<br />
O<br />
3.6.2 Um SIGAD tem que ser capaz de operacionalizar as regras<br />
estabelecidas pelo sistema de gestão arquivística de<br />
documentos nos três espaços.<br />
O<br />
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 67