e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Referência Requisito Obrig
1.4.5 Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de
processos segundo a legislação específica na devida esfera e no
âmbito de competência. A juntada pode ser por anexação 31 ou
por apensação 32 .
Este procedimento deverá ser registrado nos metadados do
processo.
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1.4.6 Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação
de processos segundo a legislação específica na devida esfera e
no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do
processo.
1.4.7 Um SIGAD tem que prever procedimentos para
desentranhamento de documentos integrantes de um processo,
segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de
competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do
processo.
1.4.8 Um SIGAD tem que prever procedimentos para
desmembramento de documentos integrantes de um processo
segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de
competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do
processo.
1.4.9 Um SIGAD tem que prever o encerramento 33 dos processos
incluindo seus volumes e seus metadados.
1.4.10 Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação
dos processos por usuário autorizado obedecendo
procedimentos legais e administrativos.
Para manter a integridade do processo somente o último volume
receberá novos documentos ou peças.
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1.5 Volumes: abertura, encerramento e metadados
Em alguns casos os dossiês/processos são compartimentados em volumes ou partes, de
acordo com normas e instruções estabelecidas. Essa divisão não está baseada no
conteúdo intelectual dos dossiês/processos, mas em outros critérios, como a dimensão, o
número de documentos, períodos de tempo etc. Essa prática tem como objetivo facilitar o
gerenciamento físico dos dossiês/processos.
31 Juntada por anexação é a união definitiva e irreversível de um ou mais processos ou documentos
a um outro processo considerado principal, desde que pertencentes ao um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto.
32 Juntada por apensação é a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,
mantendo cada um a sua numeração específica, destinada ao estudo e à uniformidade de
tratamento em matéria semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
33 Na Administração Pública Federal o processo é arquivado; o que se encerra é a ação.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 53