e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

As estratégias de preservação para os documentos arquivísticos devem ser selecionadas
com base na sua capacidade de manter as características dos documentos e na avaliação
custo-benefício. Podem incluir monitoramento e controle ambiental, restrições de acesso,
cuidados no seu manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais duráveis
(papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc).
No caso específico dos documentos digitais, essas estratégias incluem a prevenção da
obsolescência tecnológica e de danos físicos ao suporte, por meio de procedimentos de
migração como rejuvenescimento (refreshing) e conversão 24 .
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos digitais são: emulação,
encapsulamento e preservação da tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se
configura adicionalmente como medida de preservação recomendável e necessária.
Qualquer que seja a estratégia de preservação adotada, há que se documentar os
procedimentos e as estruturas de metadados.
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar disponíveis outros procedimentos
para preservar documentos digitais por longos períodos.
As estratégias de preservação de documentos digitais e dos respectivos metadados
devem ser formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração do projeto
desse sistema. Só assim será possível garantir o uso e acesso aos documentos digitais
durante todo o período previsto para sua guarda.
7 INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS
É necessário o desenvolvimento de uma série de instrumentos para apoiar os
procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos.
Instrumentos principais:
plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do
órgão ou entidade;
Tabela de temporalidade e destinação;
Manual de gestão arquivística de documentos;
Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos.
Instrumentos adicionais:
glossário
vocabulário controlado
tesauro
Outros instrumentos que não são específicos da gestão arquivística de documentos, mas
que podem apoiar as operações de gestão:
relatório de análise do contexto jurídico-administrativo do órgão ou entidade;
relatório de riscos que envolvem as atividades desenvolvidas pelo órgão ou
entidade;
24 Ver Glossário.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 40