e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

O sistema de gestão arquivística de documentos deve também ter capacidade de
identificar os documentos que já cumpriram sua temporalidade para implementar a
destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar os
documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e
destinação.
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas aos documentos de forma
sistemática no curso rotineiro das atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas
determinações não poderão ser implementadas em documentos que estejam com
pendências, sob litígio ou investigação.
O sistema de gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes ações:
retenção dos documentos, por um determinado período, no arquivo corrente do
órgão ou entidade que os gerou.
eliminação física;
transferência;
recolhimento para instituição arquivística;
eliminação.
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem
valor para a guarda permanente.
A eliminação deve ser precedida da elaboração de listagem, do edital de ciência de
eliminação e do termo de eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos
seguintes princípios:
a eliminação deverá sempre ser autorizada pela autoridade arquivística na sua
esfera de competência;
os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, sob litígio ou investigação,
não poderão ser destruídos;
a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação
posterior de qualquer informação confidencial contida nos documentos eliminados,
como por exemplo dados de identificação pessoal ou assinatura.
todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e
cópias de preservação, independente do suporte, deverão ser destruídas.
Transferência
Transferência é a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação
final. Ao serem transferidos, os documentos deverão ser acompanhados de listagem de
transferência.
A transferência pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
transferência para uma área de armazenamento apropriada sob controle do órgão
ou entidade que produziu o documento;
transferência para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela
custódia do documento.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 33